A projekt kezdete olyan tevékenységek sorozatára utal, amelyek magukban foglalják a projekt végrehajtásának feladatait, a célok alapján meghatározzák annak hatókörét, valamint kiválasztják a végrehajtáshoz szükséges csapatot.
Más szavakkal, egy projekt kezdete az a fázis, amelyben eldöntjük, mit akarunk csinálni, és ki fogja megtenni. Ezért ez minden projekt első szakasza, és enélkül a többit nem lehetne végrehajtani. Ez általában két dokumentumot eredményez. Egyrészt mi lenne a projekt alapokmánya, másrészt a hatóanyag-dokumentum.
A projekt indításának fontossága. A három terület
A kezdő szakasz óriási jelentőségű, mivel kiindulópontként szolgál a többiek számára.
Ezenkívül három megfontolandó területen alapul:
- A termék: Talán ez a legrelevánsabb terület. A projekt elindításához tudnia kell, hová akar eljutni. Vagyis mit fogunk gyártani, kínálni vagy kielégíteni.
- A folyamat: Már tudjuk, mit fogunk csinálni, és most meg kell vizsgálnunk, hogyan kell ezt csinálni. A módszer az az eljárás, ahogyan előállítjuk az árut vagy szolgáltatást, vagy kielégítjük ezt a társadalmi igényt. Ezért azt mondhatjuk, hogy így fogjuk végrehajtani.
- Emberek: Miután megtudtuk, mit fogunk csinálni, ki kell választanunk azokat az embereket, akik meg fogják csinálni. Ez a terület a szükséges emberi erőforrásokhoz és az elvégzendő feladatokhoz kapcsolódik. A hozzárendelési módszerek, például a magyar segíthetnek.
Hibák a projekt elején
Amikor úgy döntünk, hogy üzleti vagy társadalmi útra indulunk, figyelembe kell vennünk néhány elkövethető hibát. Ezek ismerete segít megismerni, hogyan lehet megjósolni őket, és mindenekelőtt képes időben megoldani őket.
- Első hiba, a projekt nem egyértelmű és tömör: Bár igaz, hogy az élet tele van előre nem látható eseményekkel, ezeknek csak így kell lenniük, eltérések az eredeti tervtől. Nagyon gyakori azonban, hogy egy projekt elindítását anélkül hajtják végre, hogy pontosan tudnánk, mit akarunk, de ezt a hibát el kell kerülnünk.
- Második hiba, futás járás előtt: Ez talán az egyik legfontosabb. És nem szánja a szükséges időt az egyes szakaszokra. A kezdés mindig lassú, ezért érdemes türelmesnek lenni. Ha megpróbáljuk felgyorsítani, akkor nagyobb problémánk lehet.
- Harmadik hiba, a kommunikáció hiánya: Ez talán az egyik leggyakoribb. Találkozunk a személyzettel, hogy megtudjuk, mit fogunk csinálni, és miután elkezdjük a tevékenységeket, nem csináljuk újra. Rendszeresen találkoznia kell, anélkül, hogy túlzásba vinné, de igen, a találkozó ötleteivel egyértelműen, hogy elkerülje az időpazarlást.
Példa egy projekt elindítására
Végül nézzünk meg egy példát, hogy megértsük, miből áll ez a szakasz.
Képzeljünk el egy olyan céget, amely videokonferencia platform szolgáltatást kíván ajánlani a távmunkások számára. Egy konkrét projektből indulunk ki, és meg fogjuk nézni, hogyan alakul ez a szakasz, figyelembe véve viszont a fent említett hibákat.
Mint láthatjuk, a projekt kezdete három feltételen alapszik: az első, ahol tisztán kell lennünk, hogy mit akarunk, egy videokonferencia szoftver a távmunkások számára. Másodszor, ésszerű határidőket kell meghatároznunk a folyamat során, mivel mindennek megvan a maga ideje, és ennek elvégzése nem könnyű feladat. Harmadszor, és végül, kommunikációnk van, mivel rendszeresen találkoznia kell a csapattal az előrelépés ellenőrzéséhez.