A folyamatelemzés olyan módszertan, amely leírja a folyamatot alkotó különféle lépéseket.
Fontos megjegyezni, hogy a folyamat egyes lépéseinek elemzése elengedhetetlen, mert ezek közül egyesek hozzáadott értéket képviselnek, mások pedig csak hulladékot termelnek. Az elemzés lehetővé teszi azoknak a lépéseknek az azonosítását, amelyek negatívak a vállalat működése szempontjából. A folyamatelemzés során a hulladékot előidéző lépések csökkentését vagy megszüntetését kívánják elérni.
Másrészt a folyamatok működésének ismerete és megértése elősegíti a vállalat versenyképességének javítását és biztosítását. Ez, mivel lehetővé teszi a folyamatok általános működésének vizsgálatát, sőt numerikus adatokat is nyerhetünk. Ezek az adatok mutatják a folyamathoz szükséges időt, a hulladék mennyiségét, az érintett emberek számát és a szükséges költségeket.
Végső soron a folyamatelemzés végrehajtása során arra törekszünk, hogy elkülönítsük a folyamatokat alkotó lépéseket. Ezután tanulmányozza külön-külön az egyes lépéseket, hogy végül megállapítsa, hogy megfelelően működnek-e, vagy ha nem, akkor keresse meg a módjaikat azok javítására.
Fontos fogalmak a folyamatelemzésben
Először is, a folyamatelemzés jobb megértése érdekében a legfontosabb fogalmak, amelyeket el kell sajátítani:
Mi a folyamat?
A folyamat olyan lépések vagy tevékenységek összessége, amelyek egy bizonyos eredmény elérésének céljával kapcsolatosak. Minden folyamat egy sor bemenetet tartalmaz, amelyeket átalakítanak a kimenetek megszerzéséhez. A kimenetek megfelelnek a vég vagy a várt eredménynek.
Mi az elemzés?
Az elemzés egy olyan módszer, amely az egészet vagy egységet alkotó komponensek azonosításából áll. Ezután folytatjuk az egyes komponensek elválasztását. Minden alkatrészt részletesen meg kell vizsgálni, hogy ismerjük annak jellemzőit, jellegét és működését.
A folyamatelemzés kidolgozásának lépései
A folyamatelemzés elvégzésének fő lépései a következők:
1. A folyamatok azonosítása
A folyamatelemzés elvégzéséhez először meg kell határoznia a problémát okozó folyamatokat. Ennek javítása érdekében. Fejleszteni kell azokat a folyamatokat, amelyek nem felelnek meg a kitűzött céloknak.
2. Jelölje ki a munkacsoportot
A javítandó folyamatok azonosítása után a következő lépés az emberek csoportjának kijelölése, akiknek ezeket felül kellene vizsgálniuk és elemezniük. A legmegfelelőbb az lesz, ha kiválasztja azokat az embereket, akik ismerik a folyamatokat vagy kapcsolatban állnak velük.
A munkacsoportnak a következőkből kell állnia:
- Olyan személy, aki felveszi a csoportvezető szerepét.
- A vállalat ügyvezetője, aki döntési képességgel rendelkezik.
- A folyamatot ismerő munkavállalók csoportja.
- Más részlegek dolgozói, akik szorosan figyelemmel akarják kísérni a fejlesztéseket.
3. Készítsen folyamatdiagramot
Ezután egy folyamatdiagramot készítünk. Ez a diagram megkönnyíti a fejlesztendő folyamat grafikus megjelenítését. A diagram lehetővé teszi a folyamat egyszerű megértését és a csapat minden tagjának felelősségét az elvégzendő feladatokért. Ebben a lépésben kényelmes meghatározni a folyamatelemzés kezdő és befejező dátumát.
4. Ismerje a folyamat jelenlegi helyzetét
Ez a lépés lehetővé teszi, hogy megismerje a folyamat fejlődését. Ezt követően meg kell keresni a megvalósítás optimális módját, hogy jobb eredményeket érjenek el. A folyamat javulásának elérése érdekében fontos ismerni az érintett munkavállalók véleményét. Felül kell vizsgálni a folyamat hatékonyságának számszerű adatait, mi a folyamat végső célja és az esetlegesen befolyásoló akadályokat.
5. Határozza meg a fejlesztés szempontjait
Miután megismerte a folyamat jelenlegi teljesítményét, fontos meghatározni, melyek azok a szempontok, amelyeken javítani kell. A javítandó szempontokat korrelálni kell a folyamat várható céljaival.
6. A továbbfejlesztett folyamat újratervezése
Végül az összes előző lépés elvégzése után az új, továbbfejlesztett folyamat átalakításra kerül. Ez az újratervezés elvégezhető a fent említett lépések során megszerzett összes információval. Az új folyamat átalakításának a célok elérésére kell összpontosítania. A várt célok elérése esetén az elemzés sikeres és a vállalat hatékonyabban fog teljesíteni.
A folyamatelemzés elvégzésének előnyei
Kétségtelen, hogy a folyamatelemzés elvégzésének célja nemcsak az adatok és információk gyűjtése. Fontos, hogy a megszerzett adatok és információk felhasználhatók legyenek a folyamatok megfelelő és szükséges fejlesztéseihez. Ellenkező esetben csak időt, erőfeszítéseket és erőforrásokat pazarolna.
A módszer alkalmazásával a következő előnyök érhetők el:
- Javítsa a folyamatok minőségét.
- Növelje a vállalat hatékonyságát.
- Csökkentse a megvalósított folyamatok költségeit.
- Egyszerűsítse a munkát és a tevékenységeket.
- Tegye hatékonyabbá és biztonságosabbá a munkát.
A folyamatelemzés típusai
A folyamatelemzés két legfontosabb típusa:
- Folyamatfeladatok elemzése: A folyamatfeladatok elemzése során a fő hangsúly azokra a tevékenységekre és feladatokra irányul, amelyeket az emberek végeznek. Ezért a legfontosabb ebben az elemzésben az emberek vagy azok, amit csinálnak.
- Folyamattermékek elemzése: A termékelemzés arra összpontosít, hogy mit lehet tenni egy objektummal. A legfontosabb a tárgy vagy az, hogy mit lehet vele tenni.
Természetesen az elemzésben megtalálható az egész folyamat lépéseinek sorrendje. Ezeket a lépéseket és azok megfelelő sorrendjét grafikusan ábrázolhatjuk egy adott szimbólum segítségével.
Munkalap a folyamatelemzéshez
Általában a folyamatelemzés elvégzéséhez használhat egy egyszerű lapot, amelynek a következő oszlopokat kell tartalmaznia:
- Szám: Itt meg kell jegyezni a folyamat egyes lépéseinek megfelelő számot, a kívánt sorrend szerint.
- Lépések: A Step oszlop a folyamat során követendő lépések rögzítésére és leírására szolgál.
- Folyam: A folyamatfolyamat vizualizálásához használt szimbólum az áramlási oszlopba kerül.
- Időjárás: Megfelelő időmérési egységet használunk ebben az oszlopban az egyes lépések teljesítményének rögzítésére.
- Grafikus szimbólumok: Ebben a szakaszban az egyes folyamatlépések helyes sorrendjét szimbólumok jelzik.
A folyamatelemzési munkalap a következőképpen jelenik meg:
Befejezésül azt mondjuk, hogy a folyamatanalízis minden vállalat számára nagyon hasznos módszertan, mivel amikor megfelelő folyamatelemzést végeznek, nagyon könnyű azonosítani és értékelni az összes olyan lépést, amely javulhat a jelen folyamatokban valamilyen típusú probléma. Ezenkívül segíti a döntések meghozatalát azon folyamatok átalakításának megvalósításában, amelyeket javítani kell a célok elérése érdekében.