Az adminisztrációs asszisztens funkciói azok, amelyek az irodában végzett adminisztratív munkából származnak. Ezek az ügyfélszolgálattól a vállalat dokumentumkezeléséig terjednek.
Az adminisztratív asszisztens munkájának több feladata van, és adminisztratív szempontból a vállalat napi tevékenységének alapja.
Bár leggyakrabban ez a szakmai pozíció a legalacsonyabb rangú és fizetéssel rendelkezik a vállalat felépítésén belül, ez a típusú profil sok és változatos alapfunkciót lát el a vállalat működésében.
Munkájukhoz az asszisztensnek bizonyítható ismeretekkel és készségekkel kell rendelkeznie az iroda elemeiről.
Különösen fontos az üzleti irodalom körében kibővített alapvető irodai automatizálási szoftverek területe, valamint más speciális programok bizonyos ágazatok számára (grafikai tervezés, vektor, programozás, biztosításmatematikai tudományok …)
Ezenkívül általában szükséges, hogy ez a profil olyan számítógépes berendezéseket vagy eszközöket kezeljen, amelyek mindenféle irodában széles körben elterjedtek. Ilyenek például a számítógépek, fénymásoló gépek és egyéb dokumentum-feldolgozó és archiváló berendezések.
Adminisztratív asszisztens funkciók
Az adminisztratív asszisztens nagyszámú feladatot lát el egy vállalat nap mint nap. Mindegyik a következőképpen kategorizálható és egy sor kompetenciát igényel:
- Szemtől szembeni ügyfélszolgálat: Az asszisztens az első ember, aki a nyilvánosság számára elérhető, és szűrőként szolgál az egyes vállalatok létesítményeinek ügyfelei számára.
- Kommunikáció menedzsment: Ennek a szakembernek szerveznie kell a telefonos és e-mailes kapcsolattartókat. Az is gyakori, hogy a közösségi hálózatokat vagy webes elemeket koordinálja speciális funkciók hiányában.
- Dokumentáció fogadása, kezelése és elküldése: Gyakran előfordul, hogy az adminisztratív asszisztensek poggyász- és dokumentumkezelőként járnak el, elosztva őket a különböző osztályokon.
- Napi menedzsment feladatok: Nagyon gyakran ezek a dolgozók elemi irodai automatizálási feladatokat látnak el, például különféle típusú tartalmak létrehozását és az alkalmazottak napirendjének elkészítését. A legkiemelkedőbbek a számlázás, a könyvelés vagy a dokumentum- és fájlkezelés.
- Kapcsolat harmadik felekkel: A vállalatoknak kommunikációt kell kialakítaniuk másokkal, például beszállítókkal vagy állami szabályozókkal. Gyakran az adminisztratív asszisztens felel azért, hogy ez az információáramlás folyékony maradjon.
- Támogatás a vezető személyzetnek vagy a felügyelőknek: Az előző ponthoz hasonlóan sok asszisztens adminisztratív szempontból lát el támogató feladatokat a vállalat más területein.
Az adminisztratív asszisztens beosztása
Ez a típusú szakember minden vállalatnál megtalálható, tekintet nélkül méretükre és gazdasági szektorukra, amelyben részt vesznek.
Ugyanakkor jelen van mind a magán-, mind az állami vállalatoknál, ellenzék útján hozzáféréssel.
Az új digitális környezetek fejlődésének és az új telekommunikáció térnyerésének köszönhetően az adminisztratív asszisztens szakmai profilja új funkciókat kapott.
Ez kihatott a képzettség szükségességére a vállalat ezen pozíciójának betöltésére. Ezt a felkészülést általában a vállalatirányítás vagy a pénzügy ismeretét célzó szakmai továbbképzések szabályozzák.
