A folyamattérkép egy diagram, amely lehetővé teszi, hogy grafikusan lássa az összes folyamatot, amelyet egy szervezeten belül végeznek, és azok összefüggéseit.
Minden bizonnyal a diagram lehetővé teszi az összes folyamat megfigyelését, amelyek egy vállalaton belül kialakulnak. Hasonlóképpen, az egyes folyamatokat meghatározott módon alkotó fázisok. Ezzel megkapjuk az egyes folyamatokhoz kapcsolódó összes szempont közös elképzelését.
Ezenkívül láthatja az egyes folyamatok fázisai közötti összes összefüggést. Csakúgy, mint az összes folyamat közötti kapcsolat, mindez egyetlen grafikonon jelenik meg, amely a folyamattérkép.
Más szavakkal, a grafika a rendszer általános vizualizációját mutatja be, mivel az egész vállalat szerveződik. Ez folyamatai és egymással való kapcsolatai révén.
A folyamattérkép létrehozásának lépései
A folyamattérkép elkészítésének legfontosabb lépései:
1. A folyamatok lehatárolása
Mint mindannyian tudjuk, egy folyamat nagyon kiterjedt lehet, ezért kényelmes a helyes elhatárolás. Ez azt jelenti, hogy egy folyamat elhatárolásakor ki kell dolgozni egy sémát, amely összegyűjti a rendszer összes elemét, amelyet képviselni kell. A vázlat lehetővé teszi, hogy ezt a kiterjedt folyamatot egyszerűen és világosan szemléljék.
2. Az elemek azonosítása
Másrészt elem minden, ami hatással lehet egy folyamatra és a rendszer egészére. Lehetnek olyan szempontok, mint a vállalat infrastruktúrája, valamint az egyes folyamatok be- és kilépésekor szükséges elemek. A folyamattérkép megmutatja ezeket az elemeket és a közöttük létrejött kapcsolatokat.
3. Az operatív vonal meghatározása
Hasonlóképpen, az operatív vagy funkcionális vonal azonosítása lehetővé teszi az egyes folyamatok végrehajtása során követendő sorrend megfigyelését. Emiatt a folyamattérképen meghatározható az a struktúra és az útvonalak, amelyeket követni kell az operatív vonalon.
4. Adja hozzá a támogatási folyamatokat
Természetesen a támogatási folyamatok segíthetik az operatív és irányítási vonal működését. Minden támogatási folyamat hozzájárul a teljes rendszer teljesítményének javításához, ezért szükséges őket az operatív vonalhoz igazítani. A támogatási folyamatok általában adminisztratív tevékenységek.
5. Adjon hozzá olyan folyamatokat, amelyek befolyásolják a rendszert
Inkább vannak egy szervezeten belül olyan folyamatok, amelyek befolyásolhatják a teljes rendszer teljesítményét. Ezért ebben a lépésben az összes funkcionális szerv hozzáadódik a folyamaton belül, amely az egész rendszert érinti. Olyan területek lehetnek, mint a visszacsatolás és a minőség, amelyek általában befolyásolják az egész folyamatot.
Miért készül egy folyamattérkép?
A folyamattérkép kidolgozása számos előnnyel járhat a vállalat számára, a legfontosabbak:
- Tudja, hogyan alakulnak a feladatok és a munkahelyek a szervezeten belül, az aktuális időben.
- Növelje a vállalat minden tevékenységének minőségét.
- Javítsa a szervezeten belül végrehajtott folyamatokat.
- Hozzon létre és dolgozzon ki új és különböző munkamódszereket, különösen akkor, ha válságos időkben él át.
- Mérje meg és értékelje, hogy mi történik. Ezután eredményekkel erősítse a cselekvéseket és a teljesítményt.
A folyamattérképekben használt szimbolika
A folyamattérképen nagyszámú szimbólumot használnak, és mindegyiknek van jelentése. Néhány leggyakrabban használt szimbólum:
1. Nyilak
Valóban, a nyilak jelzik az áramlásokban követett irányt. Segít egy folyamatábra elolvasásában, mert jelzi a folyamat irányát. Például balról jobbra vagy felülről lefelé.
2. Téglalapok
Míg a téglalapok egy olyan funkciót képviselnek, amelyet végre kell hajtani. Nagyon gyakran használják, mert egy végrehajtandó műveletet, műveletet vagy feladatot mutat.
3. Oválisok
Másrészt az ovális jelzi a folyamat kezdetét vagy végét. Ezek azok a folyamatábrák pontjai, amelyek jelzik, hogy hol kezdődik és hol ér véget. Általában csak egy kezdet van, de minden lépésnél több végpontja lehet.
4. Gyémántok
Hasonlóképpen, a gyémántok fontos pontot jelentenek, amikor döntést kell hozni. Igen vagy nem felirattal ellátott nyilak általában ebből az ábrából jelennek meg. Természetesen minden gyémántból csak egy nyíl kerül ki.
Más szavakkal, az egyes döntési pontokat egy nyíl követi, amely igen vagy nem feliratú. Egy másik lehetőség lehet igaz vagy hamis.
5. Parallelogram
Hasonlóképpen, a paralelogramma használata a folyamatok be- és kimenetét tükrözi a folyamatábrákon.
Folyamat típusok
A folyamattérképeken megjeleníthető folyamatok a következők:
1. Kulcsfolyamatok
Először is, a kulcsfontosságú folyamatok hozzáadott értékre irányulnak. Ezért közvetlenül kapcsolódnak a vállalat által kínált árukhoz és szolgáltatásokhoz. Ezért ezeknek a folyamatoknak az eredményét az ügyfél közvetlenül értékeli.
Természetesen ezek a folyamatok kulcsfontosságúak, mivel számos funkcionális terület beavatkozik a végrehajtáshoz, és emiatt több erőforrást igényelnek.
Ezenkívül ezek olyan folyamatok, amelyek elősegítik a célok elérését, az irányelvek kialakítását, a stratégiák használatát és a vállalat általános működését.
2. Stratégiai folyamatok
Másodszor, a stratégiai folyamatokat a felső vezetés állapítja meg, mivel ezek meghatározzák a szervezet működését és az értékteremtést. Támogatásként szolgálnak különösen a stratégiai folyamat döntéshozatalában. A stratégiai folyamat magában foglalja a tervezés, a stratégia végrehajtása és a szervezet folyamatos fejlesztését.
3. Támogatási folyamatok
Harmadszor: a támogatási folyamatok támogatják a kulcsfontosságú folyamatokat és a stratégiai folyamatokat. Ezek elengedhetetlenek az összes folyamat és általában a vállalati rendszer célkitűzéseinek eléréséhez.
Végül arra a következtetésre juthatunk, hogy a folyamattérkép elengedhetetlen ahhoz, hogy globális elképzelésünk legyen a szervezet működéséről és annak minden folyamatáról. Segít megérteni és egyértelműen meghatározni az őket ellátó funkciókat és szereplőket. Mindezt úgy, hogy a szervezetet olyan folyamatok irányításának tekintjük, amelyek egymással összefüggenek a végeredmény elérése érdekében.