Az irat az eljárást alkotó dokumentumok együttesére utal, legyen az bírósági, közigazgatási vagy rendőrségi.
Bármely, bármilyen típusú eljárás kezdete a fájl létrehozásával kezdődik, ahol az alapadatokat az elején összegyűjtik.
A dossziét kezdetben az eljárásban részt vevő személy személyes adatai alapján kell kialakítani: azonosító szám, név és vezetéknév (jogi személyiség esetén kereskedelmi név), cím és minden szükséges adat a lefolytatott ügyhöz ki.
A bírósági eljárás megindításakor az akták tartalmazzák a konfliktusban részt vevő felek által benyújtott összes dokumentumot és a gyakorlott bizonyítékokat. Ugyanígy történik az adminisztratív fájlokkal is, ahol összegyűjtik az ugyanazokat kezdeményező okokat és az általuk elért előrelépéseket.
Alapvető dokumentumkészlet ahhoz, hogy képesek legyenek bírósági vagy adminisztratív megkereséseken való részvételre, vagy olyan szervezet működtetésére, amely lehetővé teszi, hogy nyilvántartást vezessenek bármely területen végzett tevékenységről, még az üzleti világban is.
Fájl típusok
A fájlok fő típusai:
- Bírósági iratok: A kereset bemutatásával kezdődnek, és azt az igazságügyi tisztviselők alkotják. Az irat akkor ér véget, amikor a bíró elrendeli az eljárás iratát vagy kiad egy mondatot. Ha egy ügyvédnek tudnia kell, hogy az eljárás mely szakaszában van az ügy, akkor kérheti a bíróságtól a teljes irat átadását, hogy megismerhesse a bírósági eljárás minden részletét.
- Felügyeleti fájlok: Bármiféle felmerülhetnek. Fegyelmi jellegű lehet. Például dossziét nyitottak egy olyan tisztviselő előtt, aki nem teljesítette feladatait. Vagy lehet egy állampolgár petíciójának megoldása. Például egy állományt nyitottak meg az állampolgárság megszerzése érdekében.
- Rendőrségi akták: Ezek az akták bűnügyi jellegűek, mivel feladatuk a szükséges információk összegyűjtése annak ismeretében, hogy bűncselekmény történik-e, amelyet a bíró elé terjesztenek, és amely viszont összhangban van a bírósági aktával.