Dokumentumkezelés - mi ez, definíció és koncepció
A költségek csökkentése minden vállalat DNS-ében beépített gyakorlat. Ma küzdenünk kell azért, hogy egyre versenyképesebbek legyünk. A vállalkozások könnyebbé tétele, az innovációra való fogadás, az erőforrások optimalizálása és az IKT (információs és kommunikációs technológiák) használata a kulcsfontosságú pontok egyike a vállalkozói kézikönyv indexének.
Az IKT-k egyik alkalmazása az üzleti világban a dokumentumkezelés, amely csökkenti a költségeket és az időt.
Egy vállalat nagyszámú dokumentumot kezel, amelyeket igény szerint továbbítanak az egyik osztályról a másikra, vagy szükség esetén elmentik őket, hogy szükség esetén meg tudják menteni őket. Ezért létfontosságú egyfajta rendezés. Ezek a dokumentumok egyre inkább felhalmozódnak, helyet foglalnak el, és az iratkezelési feladatok kezdetleges feladattá válnak. Túl sok papír, amelyet számítógépesítéssel lehetne csökkenteni, ami előnyös lenne a környezet és a vállalat számára.
A megoldás az IKT kezéből származik, fejlesszük és számítógépesítsük a vállalat papírjait. A megfelelő dokumentumkezelés megspórol minket a tárolás költségein és kockázatain, valamint megkönnyíti az információk továbbítását és felhasználását.
Vizsgáljuk meg közelebbről, miből áll ez a dokumentumkezelés.
A dokumentumkezelés a vállalati dokumentumokhoz kapcsolódó feladatok kiszervezéséből áll. A dokumentumkezelésre szakosodott vállalat lesz a felelős ezekért.
Milyen szolgáltatásokat kínál a dokumentumkezeléssel foglalkozó vállalat?
Először szabadítsa fel a polcteret. Raktáraiban őrzi mindazokat a dokumentumokat, amelyekre nincs szükség naponta, de meg kell őrizni őket. Hogy egyszer szükséged van rájuk, problémamentesen megszerezheted őket. Osztályozzák, így ha szükséges, könnyen megtalálhatók.
További előny az Ön által pontosan elkészített dokumentumok digitalizálása és bevezetése a szakosodott cég adatbázisába, ahonnan bármikor és nagy könnyedén megkaphatja a fájlokat (különböző területek szerint osztályozva) bármely engedélyezett terminálról, és együtt dolgozhat gyorsabban.
A dokumentumkezelő társaságok által kínált másik szolgáltatás a már nem szükséges dokumentumok biztonságos megsemmisítése. Ez egyszerű feladatnak tűnhet, de ha helyet szabadít fel, akkor csökkenti a költségeket, és erről van szó.
Röviden, a dokumentumkezelő sávhoz való csatlakozás a folyamatok ésszerűsítésére fogadás. Manapság egyre fontosabbá válik, mert a vállalatok rájönnek, hogy az ádáz verseny túlélése érdekében nemcsak a végtermékben vagy szolgáltatásban kell újítaniuk, hanem a saját szerkezetükben is, hogy hatékonyabbak legyenek.
