A tervezés az adminisztrációs folyamat első lépése. A tervezés azon stratégiák meghatározásából áll, amelyek elősegítik a korábban kitűzött célok elérését.
Alapvetően a tervezés egy eszköz, amelyet a menedzsment használ a célok kitűzéséhez és az elérésükhöz szükséges eszközök kiválasztásához. Ez lehetővé teszi a konkrét és meghatározott cselekvés követését. A tervezéssel meghatározhatja, hogy mi fog történni, hogyan, hol és mikor, és mennyibe fog kerülni.
Hasonlóképpen ez a tervezési eszköz lehetővé teszi számunkra, hogy a jelen pillanatban eldöntsük, mit fogunk tenni a jövőben. Először meghatározzuk a problémát, majd elemezzük a múltat, és elkészítjük azt a tervet, amelyet követnünk kell.
Tervezési lépések
Valójában minden vállalat vagy szervezet létezik egy meghatározott cél elérése érdekében. Ezért a küldetésnek meg kell indokolnia a társaság jelenlegi jelenlétének okát. Míg a jövőkép jelzi, hogy a vállalat miben reménykedik a jövőben.
Ezért a vállalat küldetésének, jövőképének és értékeinek világos meghatározása meghatározza a kiszolgált ügyfelek típusát, a kínált termékeket és a kielégített igényeket. A tervezésnek összhangban kell lennie a szervezet ezen alapvető szempontjaival.
A tervezés során követendő fő lépések a következők:
1. Mérje fel a jelenlegi helyzetet
Először is, a helyzetértékelésnek tartalmaznia kell a vállalat számára legfontosabb tényezők elemzését. Ezek a tényezők lehetnek gazdasági mutatók, piaci trendek, verseny és a vállalat erőforrásai.
Vagyis a tervezés a szervezet környezetéből indul ki. Ezzel meghatározzák a vállalat célját, és meghatározzák azokat a rövid, közép- és hosszú távú célokat, amelyeket várhatóan el kell érni. Kihasználni a lehetőségeket és elkerülni a környezeti fenyegetéseket.
2. A célok és a célok meghatározása
Másodszor, a célok és a célkitűzések meghatározzák azokat a legfontosabb dolgokat, amelyeket egy szervezet rövid, közép- és hosszú távon el akar érni. A célokat világosan meg kell határozni, ezért reálisaknak, mérhetőeknek és a szervezet szempontjából relevánsaknak kell lenniük.
Természetesen a célok azok a közös pontok, amelyekért a vállalat minden alkalmazottjának dolgoznia kell. Olyan kulcsfontosságú pontokká válás, amelyek irányítják az emberek cselekedeteit és tevékenységeit.
3. Készítse elő a cselekvési tervet
Harmadszor, a célok elérése érdekében cselekvési tervet kell meghatározni. A cselekvési terv meghatározza azokat a konkrét tevékenységeket, amelyeket a célok elérése érdekében el kell végezni. Ezek a konkrét cselekvések lehetnek stratégiák vagy taktikák is, amelyeket a terv céljainak teljesítése érdekében kell végrehajtani.
4. Erőforrás-elosztás
Negyedszer, a terv végrehajtásához szükséges erőforrások lehetnek emberi, pénzügyi, fizikai és anyagi. Ezeket az erőforrásokat a tervezésben megtestesített tevékenységeknek vagy tevékenységeknek megfelelően kell kijelölni.
Ezeket az erőforrásokat minden bizonnyal hatékonyan kell szervezni a tervezés során. Hasonlóképpen az ellenőrzési folyamatot fenn kell tartani a terv végrehajtása során.
5. Végezze el a tervet
Ötödször, a végrehajtás magában foglalja a cselekvési terv végrehajtását. Ehhez szükség van a hatáskör átruházására, ugyanúgy feladatok és felelősségek kijelölésére a terv céljainak elérése érdekében. A terv végrehajtása során szükség esetén visszajelzést lehet adni.
6. Irányítás
Végül a tervezés során ellenőrizni kell a célok elérését. Ezért nyomon kell követni a tevékenységek végrehajtásának és a célok elérésének módját.
Tervezési elvek
A tervezés legfontosabb alapelvei a következők:
1. Pontosság
Mindenekelőtt a tervezési folyamat végrehajtásakor a lehető legegyértelműbbé és pontosabbá kell tenni. Mivel a tervnek vezérelnie kell a végrehajtandó konkrét intézkedéseket. Ezért kell a lehető legspecifikusabbnak lennie, hogy ne legyen diffúz vagy túl általános. Ily módon elérhetővé válik, hogy a célokat hatékonyan és eredményesen teljesítsék.
Hasonlóképpen, a precizitás elkerüli az improvizációt vagy a végrehajtás homályosságát. A terv működése érdekében valós adatokon, valamint pontos és pontos indokoláson kell alapulnia.
2. Rugalmasság
A szervezetek természetesen mindig változnak, ezért a tervezésnek rugalmasnak kell lennie, hogy könnyen alkalmazkodhasson a változásokhoz. Ezért képesnek kell lennie arra, hogy alkalmazkodjon a terv elkészítését követően bekövetkező változásokhoz.
Valójában minden tervnek rendelkeznie kell lazasággal előre nem látható helyzetekben. Új cselekvési irányelvek megtalálása, amelyek lehetővé teszik az új helyzetekhez való alkalmazkodást.
3. Egység
Fontos megjegyezni, hogy bár a szervezet minden részlegének meghatározott célt vagy célt jelölnek ki, a teljes terv egy közös cél elérésére irányul. Vagyis, bár minden egységre vannak külön tervek, mindet össze kell hangolni egy általános tervvel.
Természetesen mindenkinek tökéletesen integrálódnia kell a funkciók, az erőforrások és a tevékenységek megfelelő összehangolásához. Csak így lehetséges a célok elérése.
4. Megvalósíthatóság
Másrészt a terv nem lehet annyira ambiciózus, hogy lehetetlen megvalósítani. De nem annyira optimista, hogy úgy tűnik, hogy ezt nagyon könnyű megvalósítani. Javasoljuk, hogy a terv végrehajtható legyen, alkalmazkodva a szervezet körülményeihez és igényeihez.
Természetesen a tervezésnek reálisnak kell lennie, ezért a valóságnak megfelelően, a vállalat tapasztalataival és erőforrásaival összhangban kell elkészíteni.
Tervezési jellemzők
A tervezés fő jellemzői:
- Ez egy eszköz, amelyet fontos döntések meghozatalához használnak egy szervezetben.
- A tervezési folyamat célja a célok elérésének optimalizálása.
- Arra törekszik, hogy a célokat a vállalat igényeihez és a rendelkezésre álló erőforrásokhoz igazítsa.
- Meghatározza azokat a konkrét intézkedéseket, amelyeket a jelen pillanatban hajtanak végre a jövőbeli célok elérése érdekében.
- A tervezés racionális és megfontolt folyamat.
Tervezési típusok
A tervezési folyamatok típusai között megtalálhatjuk:
1. Stratégiai
Mindenesetre a stratégiai tervezés határozza meg a szervezet általános tervének cselekvési irányelveit. Ezt egy vállalat felső vezetői végzik. Ez az egész vállalatot magában foglalja, általában közép- és hosszú távú célokat határoznak meg és határoznak meg.
2. Taktika
Másrészt a taktikai tervezés minden egyes egységre vagy részlegre vonatkozóan egyedi terveket tartalmaz, és azok a stratégiai tervnek vannak alárendelve. Nagyon részletes tervek, mivel ezek irányítják az egyes részlegek tevékenységét. Ezért hívják funkcionális tervezésnek is.
Általában a vállalat minden irányítási területének részletes tervét tartalmazza, és mindig a vállalat általános tervének van alárendelve. Rövid távú döntésekhez is kapcsolódnak.
3. Működési
Általában rövid távú tervek, szorosan kapcsolódnak a taktikai tervezéshez. Ezek olyan tevékenységek és tevékenységek, amelyeket az üzleti szervezet legalacsonyabb szintjén kell végrehajtani.
Ily módon az operatív tervezés meghatározza az erőforrások elosztását a terv végrehajtásához. Ez egy rövid távú tervezés az egyes működési területekre. Megállapítja a követendő lépéseket és azok teljesítésének idejét.
Összegzésként elmondható, hogy a tervezési folyamat elengedhetetlen a vállalat számára a magas szintű teljesítmény eléréséhez. Nos, a tervezés révén meghatározzák azokat a célokat és célkitűzéseket, amelyeket várhatóan el kell érni. Ezenkívül a legmegfelelőbb eszközök is választhatók ennek elérésére. Terv nélkül a vállalat tulajdonában lévő emberi, pénzügyi és anyagi erőforrások nem kezelhetők megfelelően.