A projekt hatálya - Mi ez, meghatározása és koncepciója
A projekt hatóköre a projekt befejezéséhez szükséges folyamatok összessége. Ebben az értelemben olyan folyamatok, mint a tervezés, a kivitelezés és az ellenőrzés. A hatókört a projektben érdekelt felek határozzák meg.
Amikor egy szervezet elgondolkodik egy projekten, előzetes értékelést kell végeznie. Ez a projekt pénzügyi értékelése, jogi, környezeti, társadalmi, gazdasági értékelések stb. Amíg végül, és miután a leírt értékelésekben kedvező eredményeket értek el, a projekt elindításáról döntünk.
De az evolúció mellett a projekt elindítása azt is jelenti, hogy meghatározzuk, hogy mi lesz a projekt cselekvési sugara, valamint mindent, ami a megvalósításához szükséges. Ezért fontos ismerni a hatókörét és előre meghatározni.
A célkitűzések köre
A projekt lehet a probléma megoldásának, a szervezet helyzetének javításának módszerétől kezdve a valamibe belefektetett beruházásig, amely a jövőben előnyökkel jár. De fontos tudni, hogy a projekt nem a szervezet minden aspektusát oldja meg, hanem csak azokat, amelyekben a céljai kapcsolódnak.
Például, ha egy vállalat úgy dönt, hogy új raktárat épít a készletek tárolására, akkor ez a projekt megoldja a hely, az állomány kapacitása, a termelés (mert ha több helye van tárolásra, egy kicsit többet tud termelni) és a gyorsabb elosztás problémáit.
Ennek oka a rendelkezésre álló nagyobb készlet, amely lehetővé teszi a termékek gyakrabban történő kiszállítását. Ennek a projektnek azonban nem kell befolyásolnia a gyártott termékek minőségét, mivel céljai a készletre, a helyre és a raktározásra vonatkoznak. De nem az előző gyártási láncban.
Az érdekelt felek köre
A projekt hatóköre olyan folyamat, amelyet a projekt iránt érdeklődő emberekkel terveznek, vagy azért, mert közvetlenül részt vesznek benne (mérnökök, könyvelők, felügyelők és menedzserek), vagy azért, mert ők finanszírozzák ezt a projektet.
Az érdekelt felek körének meghatározása fontos, mivel meghatározza, hogyan és mikor vesznek részt a projektben.
- Mérnökök a tervezés és a felügyelet szakaszában.
- Könyvelők a végrehajtás során a költségek ellenőrzésére;
- Felügyelők a feladat végrehajtásának szakaszában
- És a befektetők előtt, alatt és után, de csak elszámoltathatósági célból.
Ez lehetővé teszi a projekt számára, hogy ne avatkozzon be túlzottan személyes megbecsüléssel, így minden résztvevő részt vehet a számukra megfelelő módon.
A tevékenységek köre
A projekt tevékenységeit, annak megtervezésétől, tervezésétől, kivitelezésétől kezdve a záró szakaszig, egy listából és az azt követő programozásból kell meghatározni, a megfelelő vezetőkkel, a szükséges pénzügyi és működési erőforrásokkal együtt. Ebben az értelemben egy Gantt-diagram vagy projektmenedzsment szoftver használható az egyes szakaszok jobb nyomon követésére.
A tevékenységek köre viszont lehetővé teszi a projekt idejének, a szükséges személyek, valamint a megvalósításához szükséges pénzügyi és nem pénzügyi források körülhatárolását.
Módosítható-e a projekt hatóköre?
Természetesen igen. És nagyon valószínű, hogy egy projekt módosítását igényli a hatókörében, mivel nagyon nehéz egy teljesen önérvényesítő alapvonalat kialakítani, mivel a tevékenységeket és az erőforrásokat úgy tervezik meg, hogy nem ismerik a megjelenő esetleges eseményeket.
Ebben az értelemben az a fontos, hogy minden érdekelt fél ismét részt vegyen a projekt hatókörének módosításában annak érdekében, hogy jóváhagyást kapjon és tisztában legyen az új programozással és kiigazításokkal.
Nem jó jel azonban, ha túl sok módosítást hajtunk végre a projekt hatókörében, mivel ez azt mutatja, hogy sok szempont nem volt megjósolva. Ezért ez okozza a műszaki tervezési képtelenséget.
Ebben az értelemben ajánlott, hogy a projekt terjedelmének tanulmányozása során, ha az érdekelt feleknek nincs elegendő tapasztalatuk a projekt meghatározásához, vonjanak be a terület vagy hasonló projektek szakértőjét, hogy elmondják elismerésüket és ajánlásaikat. Így is minimalizálhatjuk azokat a kockázatokat, amelyek azzal járnak, hogy folyamatosan módosítani kell a projektet. Nos, ha igen, ezzel több erőforrás elfogyasztása merülne fel, ugyanakkor meghosszabbodna azok teljesítésének és megszerzésének ideje.
Feladatok a projekt körében
A vezetés ellenőrzésének alapelve az egyes stratégiai vonalakért felelős személyek létrehozása. Így a projektmenedzsmentben fontos tudni, hogy ki lesz felelős az egyes szakaszokért. Ily módon jelentéseket lehet kérni a projektmenedzsment nyomon követésére. Ezenkívül megtudhatjuk, hogy a projektciklus sebességében megfelelően hajtják-e végre.
A felelősek azok, akik figyelmeztetni tudják, ha időbeli meghosszabbításra, erőforrások vagy emberek növelésére van szükség.
Röviden: a projekt hatóköre egy előzetes idő, erőforrások, emberek, célok és a projekt várható eredményeinek felépítése, amelyet olyan emberek csoportjával fejlesztenek ki, akik részt vesznek és / vagy profitálni fognak a projektből.
Bár a projekt terjedelme módosulhat, célszerű rugalmasan, a megvalósítás és az eredmények reális szemlélettel megtervezni. Ennek nem az a célja, hogy olyan csalódásokat szenvedjen el, amelyeket nem láttak elegendő technikai szigorral.
