A RACI mátrix a felelősség mértékének hozzárendelésére és meghatározására szolgál, amely megfelel a projekt végrehajtásában részt vevő személyeknek.
Felelősség-allokációs mátrixként is ismert. Célja, hogy képes legyen meghatározni azokat a különféle szerepeket és felelősségeket, amelyeket a projekt végrehajtásakor minden egyes embernek vállalnia kell.
Ennek következtében ajánlott a projekt elején elkészíteni. Annak érdekében, hogy a kezdetektől egyértelmű és megalapozott legyen a szerep és a felelősség, amelyet a projektben részt vevő minden ember vállalni fog. Ez azt is biztosítja, hogy minden résztvevő nagyobb együttműködést érjen el.
Mit jelent minden olyan betű, amely a RACI mátrix nevét alkotja
A RACI mátrix neve négy betűből áll, és mindegyik betűnek van jelentése. Az egyes betűk jelentése a következő:
R betű
Kétségtelen, hogy az R az a betű, amely jelzi, hogy ki vállal felelősséget. Ez a levél meghatározza annak a személynek a szerepét, aki egy bizonyos feladat végrehajtásáért felel. Ezért Ön vállalja a felelősséget azért, hogy az elkészült házi feladatokat időben és meghatározott módon fordítsa.
A betű
Hasonlóképpen az A betű határozza meg, hogy ki hagyja jóvá. A jóváhagyó szerepe az, hogy elfogadja és jóváhagyja a felelős személy által benyújtott feladatot. Más szavakkal, az engedélyező igazolja, hogy a munkát az előírt követelményeknek megfelelően hajtották végre.
C betű
A C betű a maga részéről jelzi, hogy kivel konzultálnak. Általában szakértők, vagy ismerik a témát és a feladatot, és kikérik véleményüket és javaslataikat a projektfeladatok valamely aspektusáról. A külső konzultált véleményével valamilyen szempontról, amelyet figyelembe kell venni a projekt megvalósításakor, mivel ő a téma szakértője.
I. levél
Végül az I. levél meghatározza, hogy ki jelent. Ezeknek az embereknek a szerepe minden olyan személyt bevon, akit tájékoztatni kell a projekt részét képező feladatok evolúciójának és fejlődésének folyamatáról. Tájékoztatni kell őket a feladatok elvégzéséről is.
A RACI mátrix elkészítésének előnyei
A RACI-mátrix elkészítésekor elért fő előnyök a következők:
- A projektben részt vevő minden résztvevő szerepe és felelőssége világosan meghatározott.
- Meg lehet határozni, hogy melyik személy vállalja a felelősséget az elszámolás elvégzésében az elvégzendő feladatok vagy munkák tekintetében.
- Ez lehetővé teszi a munkaterhelés kiegyensúlyozását a projekt kidolgozásában részt vevő emberek, csapatok vagy osztályok között.
- Ez megkönnyíti a projekt fejlesztésének sikeres befejezéséhez szükséges feladatok és munka evolúciójának és teljesítésének ellenőrzött nyomon követését.
RACI-mátrix felépítése
A RACI-mátrix kifejlesztéséhez a következő lépéseket kell követni:
1. lépés
Először a projekten belül elvégzendő feladatokat határozzuk meg, és a mátrixot alkotó sorokként helyezzük el.
2. lépés
Másodszor, a projekt kidolgozásában részt vevő embereket azonosítják és oszlopok formájában helyezik el a mátrix formációban.
3. lépés
Harmadszor, a RACI mátrix nevét alkotó szó betűit helyezzük el. Az egyes feladatokhoz tartozó egyes betűk hozzárendelésével meghatározható, hogy az érintett személyek közül ki lesz a felelős, ki hagyja jóvá, kivel konzultálnak és kit kell tájékoztatni az egyes projektfeladatok végrehajtása során.
4. lépés
Végül meg lehet állapítani, hogy az összes munka jól el van-e osztva, van-e üres hely és vannak-e duplikációk. Ennek célja annak ellenőrzése, hogy minden rendben van-e, és elkerülhetőek a későbbi problémák.
A RACI mátrix alkalmazásának előnyei és hátrányai
A RACI-mátrix alkalmazásával a projekt megvalósításakor a következő előnyök érhetők el:
1. Van egy mozgékony és egyszerű kommunikációs folyamat
A kommunikáció általában egyszerűbbnek és gyorsabbnak bizonyul, mivel a RACI mátrix lehetővé teszi, hogy egyértelműen megjelenítse azt a szerepet és funkciót, amelyet minden embernek el kell játszania. Ez nem szünteti meg, de minimalizálja a projektben részt vevő emberek közötti kommunikációs problémákat.
2. Javítsa a termelékenységet
Nyilvánvaló, hogy a kommunikációs problémák minimalizálásával ez hozzájárul az idő jobb felhasználásához, és ennek következtében a termelékenység növekedése érhető el. Az egyes feladatok végrehajtási ideje lerövidül, és ez egyszerűsíti a teljes végrehajtási folyamatot.
3. A munka megfelelő elosztása
Ezenkívül a RACI mátrix lehetővé teszi a felelősségek és funkciók vizualizálását, így azonosítható, ha a munkaterhelés arányosan oszlik meg. Ha meg lehet állapítani, hogy egy felelős személy túlzott terheléssel rendelkezik-e, akkor a projekt végrehajtása előtt elvégzik a szükséges kiigazításokat. A terhek és a felelősségek kiegyensúlyozottabb elosztásának elérése.
4. Az elvárások teljesülnek
Valójában ennek az eszköznek az alkalmazásakor a projekt végén elért eredmények nagyon hasonlítanak a projekt elején várható eredményekre. Ez azért történik, mert jobban ellenőrizheti az összes fejlesztendő feladatot. Ezenkívül minden ember pontosan tudja, hogy miben felelős a projekt teljes végrehajtási folyamatában.
Bár az előnyök nagyok és számosak, a RACI-mátrixnak is lehetnek hátrányai.
- Eleinte túl bonyolult lehet az alkalmazása, ami negatív hatással van a megértésére.
- Annak ellenére, hogy a RACI mátrix nagyszerű eszköz, nem elég csak létrehozni, hanem be is kell tartania.
- A fentiekkel összhangban azok számára, akik nem ismerik a mátrixot, drága lehet az első létrehozása.
- Lehetséges, hogy vannak olyan projektek, amelyek nem igényelnek ilyen típusú tervezést, így a mátrix létrehozása inkább valami, ami lassítja a projektet, mintsem ami vezérli.
Összefoglalva, a RACI mátrix nagyon hasznos eszköz, amely bármilyen típusú projektben alkalmazható. Mivel meghatározza a megvalósításában részt vevő összes ember szerepét és funkcióját. Ez a jobb ellenőrzésnek és a jobb eredmények elérésének kedvez a projekt végén.