Az adminisztrátor az a személy, aki felelős az adminisztratív feladat elvégzéséért egy társadalmi csoporton vagy egy szervezeten belüli összes feladat megtervezésével, megszervezésével, irányításával és ellenőrzésével, hogy az erőforrások hatékony felhasználásával elérje a célokat.
A menedzser azonban az a személy, aki a vezetõ csoport irányítása alatt áll, koordinálja a szûkös erõforrások és feladatok felhasználását egy szervezeten belül a legjobb teljesítmény elérése érdekében.
Kétségtelen, hogy az adminisztrátor nagyon fontos szerepet játszik egy csoporton vagy szervezeten belül, mert az erőforrások és feladatok kezelésének módja döntő lesz a javasolt célok elérése szempontjából. Az adminisztrátor feladata nagy hatással van az intézmények teljesítményére és teljesítményére.
Ezenkívül az adminisztrátornak hatékonyan és megfelelően fel kell használnia a szervezetben rendelkezésre álló összes emberi, technikai, pénzügyi, kognitív és anyagi erőforrást; hogy a legtöbb hasznot érje el.
Ezért az adminisztrátornak bizonyos tulajdonságokkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy képes legyen a funkciójának megfelelő ellátására, vezetői hozzáállással kell rendelkeznie, tudással és tapasztalattal kell rendelkeznie arról, amit csinál. Ezenkívül fontos az a képesség is, hogy eldönthesse, hogy adott esetben pontosan és azonnal cselekszik-e.
Olyan készségek, amelyekkel az adminisztrátornak rendelkeznie kell
Azok a személyek, akik az adminisztráció nehéz feladatát látják el, a következő képességekkel rendelkeznek a feladatuk megfelelő elvégzéséhez.
1. Emberi készségek
Mivel az emberi készségek ahhoz a képességhez kapcsolódnak, amelyre az adminisztrátornak képesnek kell lennie ahhoz, hogy más emberekkel együtt tudjon dolgozni, ezért megköveteli, hogy képesek legyenek hallgatni, mások iránti tiszteletet tanúsítani, önkontroll-képességgel, megértéssel , empatikus, toleráns, sokatmondó és jó motivátor legyen ahhoz, hogy időben visszajelzést tudjon adni. Kiváló vezetőnek kell lennie, mert mások munkájának eredménye ettől függ.
2. Műszaki ismeretek
Másrészt az adminisztrátornak ismernie és ismernie kell azokat a technikákat, amelyek segítenek munkájának a lehető leghatékonyabb végrehajtásában és elvégzésében. Ez speciális ismereteket nyújt Önnek, amelyek kapcsolódnak az eljárásokhoz és az elvégzendő munkához.
3. Fogalmi készségek
Ezek a készségek segítenek az adminisztrátornak megérteni az emberek viselkedését és a szervezet minden nehézségét. Mindez hozzájárul ahhoz, hogy a szervezetet egységként jeleníthessük meg, ismerve az összes elvégzendő funkciót és azt, hogy ezek hogyan egészítik ki egymást.
Akárhogy is, a fogalmi készségek ötletekhez, gondolatokhoz és érveléshez kapcsolódnak, amelyeket a megoldások megtalálásához vagy a helyzet diagnosztizálásához alkalmaznak.
4. Politikai készségek
Másrészt a politikai készségek elengedhetetlenek ahhoz, hogy képesek legyenek vállalni a vezetői pozíciót, amely az ötleteik előmozdítását és mások befolyásolását szolgálja. Ez lehetővé teszi a magas teljesítmény elérését, a megfelelő értékelést és a pozíciók emelkedését, valamint a promóciókat.
Az adminisztrátor által végrehajtandó pozíciók
Tekintettel az adminisztrátor által végzett munka fontosságára, a következő pozíciókat kell betölteniük:
1. Vezető pozíció
Az adminisztrátornak mindenekelőtt vezetőnek kell lennie, mert az adminisztrátornak minden funkciójában kapcsolatot kell fenntartania a szervezet munkatársaival, mivel felelősségi körén belül alkalmazóit kell alkalmaznia, képeznie, fegyelmeznie és motiválnia. Ugyanígy összeköttetésként szolgál a szervezeten belüli különböző pozíciók között.
2. A riporter pozíciója
Ezenkívül az adminisztrátornak ismernie kell a szervezete és a környezetében lévő többi szervezet működését. Azaz a rendszergazda az a csatorna, amelyet az információk átadásához használnak a szervezet minden tagjához. Szóvivőként is eljárhat a szervezet és a szervezeten kívüli személyek között.
3. Döntést hozó ügynök pozíciója
Ezenkívül az adminisztrátor felelős a szervezeten belül a legfontosabb döntések meghozataláért, és a tőlük függő teendők.
A döntések lehetnek:
- Vállalkozói döntések: Általában akkor veszik figyelembe őket, amikor új projektet terveznek és indítanak.
- Döntések kezelési nehézségek esetén: Ha nehézség, probléma vagy változás lép fel. Azonnali irányítást kell keresni, mielőtt válságossá válhat.
- Az erőforrások elosztásával kapcsolatos döntések: Nagyon fontos döntések, mivel minden szervezet szűkös erőforrásokkal dolgozik, ezért elengedhetetlen a döntés, mert minden erőforrásnak alternatív felhasználása van.
- Tárgyalási döntések: Akkor fordulnak elő, ha vannak különbségek, és megállapodásról van szó, ezért az adminisztrátor döntése alapvető.
Rendszergazda funkciók
Az adminisztrátor által végrehajtandó fő funkciók a következők:
1. Tervezés
A tervezéssel kapcsolatban ez a funkció lényegében arra törekszik, hogy előre meghatározza, milyen típusú irányt fognak követni a javasolt célok leghatékonyabb elérése érdekében. Ebben a szerepben az adminisztrátor jövőképet szerez, meghatározva a várt célok elérését, kiválasztva a cselekvés menetét.
2. Szervezet
Ezzel a funkcióval elkészítik a szervezeti ábrát, meghatározzák a csoportba tartozó minden személy felelősségét és kötelezettségeit; valamint a feladatok elvégzésének módja és a követendő sorrend.
Vagyis azok a funkciók vannak kijelölve, amelyeket minden embernek el kell végeznie, mivel ezek a feladatok a célok eléréséhez szükségesek, és ezért a legjobban képzett emberekhez vannak rendelve, akik ezeket megfelelően elosztják, helyesen koordinálják a tevékenységeket, és természetesen ellátják őket. a szükséges forrásokat.
3. Cím
A valóságban ezt a funkciót az adminisztrátor által a célok elérése érdekében minden emberre gyakorolt befolyás révén hajtják végre. Ebben a szerepben nagyon fontos a vezetői képességek gyakorlása, hogy kommunikációval és megfelelő motivációval rábírjuk az embereket az együttműködésre és ezáltal a célok elérésére.
4. Végrehajtás és ellenőrzés
A végrehajtás a maga részéről azt jelenti, hogy minden, amit megterveztek és megszerveztek, a gyakorlatban megvalósul, ezért motiválni kell az embereket a nekik megfelelő tevékenységek elvégzésére. Másrészt az ellenőrzés lehetővé teszi a teljesítmény mérését a javasolt célok alapján, így szükség esetén korrekciós intézkedéseket lehet hozni.
Az ellenőrzés ellenőrzi, hogy a valós módon megadott tevékenységek egybeesnek-e a tervezett tevékenységekkel, majd összehasonlítják a kapott eredmények mérését a tervezettekkel.
Összegzésként megerősíthetjük, hogy az adminisztrátor nagyon fontos darab minden szervezeten belül, mivel munkája döntő a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében, mert az adminisztrátor az, aki felelőssé válik a tervezési funkciók elvégzéséért, az intézményen belüli összes erőforrás szervezése, irányítása és ellenőrzése.