Az adminisztrációs folyamat szakaszai a tervezés, a szervezés, az irányítás és az ellenőrzés.
Ebben a bejegyzésben kidolgozzuk és elmagyarázzuk az adminisztrációs folyamat szakaszait. Amint azt az adminisztratív folyamat koncepciója jelzi, meg kell különböztetnünk fázisokat és szakaszokat. A mechanikus szakasz (tervezés és szervezés) és a dinamikus szakasz (irányítás és irányítás).
Nagyon fontos megérteni az egyes szakaszokat egymás után. Minden szakasz fontos és összefügg egymással.
Az adminisztrációs folyamat szakaszainak vázlata
A még könnyebb megértés érdekében elkészítettük az adminisztrációs folyamat ezen vázlatát:
1. Tervezés
A tervezés abból a részből áll, amely felelős azért, hogy lássa, hogyan fognak valamit csinálni. Vagyis válaszoljon az alábbi kérdésekre:
- Mit akarunk elérni?
- Mit kell tennünk a célunk elérése érdekében?
- Ki fogja irányítani a folyamat egyes részeit a cél elérése érdekében?
- Mikor és milyen feltételek mellett hajtják végre az egyes intézkedéseket?
- Milyen forrásokra van szükségünk?
- Hol kaphatjuk az erőforrásokat?
- Mennyibe kerülnek ezek az erőforrások?
- Milyen hátrányaink lehetnek és hogyan fogjuk ezeket megoldani, ha felmerülnek?
- Mit tegyünk, ha olyan visszaeséssel szembesülünk, amelyet nem láttunk előre?
Röviden, mindenről szól, amiről el kell döntenünk, mielőtt elkezdenénk. Tervezés nélkül céltalanul fogunk futni. És honnan tudhatjuk, egyáltalán nem számít, ha nagyon gyorsan futunk, ha nincs tervünk.
2. Szervezet
Miután megterveztük, itt az ideje a szervezésnek. Ez nagyon egyszerűen fogalmazva a feladatok elosztása. Valahogy értelmessé tegye mindazokat a kérdéseket, amelyekre a tervezés szakaszában megpróbáltunk választ adni. Néhány kérdés, amelyet az adminisztrációs folyamat ezen szakaszában meg kell oldani:
- Milyen sorrendben fogjuk ellátni a feladatokat?
- Ki lesz a felelős az egyes feladatokért?
- Együtt fogjuk elvégezni a feladatokat, vagy mindegyik egy-egy dologért felel majd?
- A döntések meghozatalakor demokratikusan meghozzuk őket?
- A hierarchia vízszintes vagy függőleges lesz?
Bár ezek a kérdések a tervezés részének tűnhetnek, itt a koncepció áttekintése a hangsúly. Vagyis ez egy rész, amely megállapítja, hogy minden szerveződik. Vagyis amikor fut, milyen szervezeti elveket követnek.
3. Cím
A menedzsmentnek, ellentétben azzal, amit sokan gondolnak, nem kell egyetlen embert irányítania. Ezt irányítócsoport is irányíthatja. A menedzsment feladata azonban az elvégzett munka segítése, beavatkozása, támogatása vagy motiválása.
Így például az igazgatók felelősek a projekt tagjainak befolyásolásáért. Vagy segít nekik, alternatívákat kínál, vagy elkerüli a konfliktusokat a szervezet különböző részei között.
4. Irányítás
Az irányítást konkrétan az eredmények és azok megbízható mérőszámokkal történő mérésének nyomon követéseként definiálják. Tehát a kialakult mutatók alapján a szervezet megpróbálja nyomon követni a tevékenységeket, hogy megnézze, a tervezett tervet betartják-e.
Tegyük fel például, hogy az éves értékesítési célja 10 000. A tervben megállapításra került, hogy január hónapban 1000 értékesítést kell végrehajtani a cél elérése érdekében. Annak ellenőrzése, hogy betartják-e ezeket a köztes célokat, segít ellenőrizni, hogy a fő cél teljesül-e.