Az adminisztratív személyzet egy vállalatnál alkalmazott személyzet, amely az említett vállalat igazgatásáért felel. Így feladatai közé tartozik a felelőssége alá tartozó különféle ügyek megrendelése, szervezése és elintézése.
Az adminisztratív személyzet tehát azok az emberek, akik elkötelezettek a vállalat napi irányításának és minden tevékenységének, amelyet ez magában foglal.
Munkájuktól függően általában közvetlenül az általános vagy másodlagos vezetőségnek jelentenek.
Az adminisztratív személyzet fő feladatai
Az adminisztratív személyzet feladatai sokfélék, de a legfontosabbakra összpontosítunk.
- Mindazok, amelyek a napi menedzsmenthez kapcsolódnak: Dokumentumok papírmunkája, jelentések vagy számviteli jegyzetek készítése.
- Menedzsment támogatás: Ebben az esetben minden szükséges tevékenységet bevonhatunk a menedzsment mindennapi munkájába. Például a dokumentumok elkészítése.
- Közfigyelem: Hajlamosak ügyfél- vagy közszolgáltatási feladatokat is ellátni. A személyes és személyre szabottaktól kezdve az e-mailen vagy digitális platformokon keresztül történő megvalósításig.
- Koordináció más osztályokkal: Az adminisztratív személyzet általában interdepressionálisan interakcióba lép, így mindenki belemerül egy folyamatba, amely az egész szervezetet bevonja.
Az igazgatási személyzet kiválasztása és képzése
Amint tisztában vagyunk az adminisztratív személyzet koncepciójával és különböző kötelezettségeivel, ideje kiválasztani és adott esetben kiképezni.
A választék
A kiválasztási folyamatot illetően a következő szempontokat kell figyelembe venni:
- Először is egyértelműen meg kell határozni a kiválasztási folyamatokat, a minimális képesítéseket és az egyéb követelményeket a pozíció eléréséhez.
- Miután ezt a lépést elvégezték, kiválasztják a jelölteket. Kényelmes objektív teszteket végezni, például vizsgákat, és szubjektív, például személyes interjúkat.
- Ettől a pillanattól kezdve, miután kiválasztották a megfelelő embert, világosan meg kell jelölni, hogy mi lesz a felelősségük. Ezenkívül tudnia kell, hogy kik a közvetlen főnökei, valamint a panaszok vagy javaslatok benyújtásának eljárása.
A formáció
A képzés tekintetében a következőket kell figyelembe venni:
- A legtöbb esetben általában szükséges egy bizonyos előzetes képesítés, például szakképzési ciklusok vagy egyetemi végzettség.
- Másrészt elengedhetetlen a munkahelyi kiegészítő képzés. A személyzetet ki kell képezni a pozíciójukhoz kapcsolódó speciális készségekre.
- Ezért az előzetes képzést össze kell kapcsolni azzal, amely közvetlenül kapcsolódik az elvégzendő tevékenységekhez. Az első az alapja, amelyen a második kifejlődik.
Példa az igazgatási személyzetre
Végül nézzünk meg néhány példát különböző típusú szervezeteknél.
- A nyilvánosság figyelmének felelőse a városi tanácsban, regionális vagy állami közigazgatásban.
- Azok az üzemeltetők, akik felméréseket végeznek.
- Azok az emberek, akik egy telefonos társaságban szolgálják ki az ügyfeleket.
- Pénzügyi osztály adminisztratív támogatása.
- Banki pénztárak.
