Ellenőrzési folyamat - mi ez, definíció és fogalom
Az ellenőrzési folyamat egy olyan technika és gyakorlat összessége, amelyet együttesen hajtanak végre, amikor egy vállalat vagy szervezet erősségeit és gyengeségeit értékelik és mélyen mérik.
Az ellenőrzési folyamat végrehajtásával a vállalatok és intézmények válaszokat kaphatnak saját jellemzőikre, és ezekre a pontokra javíthatják tevékenységüket.
Egy könyvvizsgáló egy bizonyos módszertan révén megvizsgálja és ellenőrzi a legfontosabb szempontokat munkájuk jellege szerint. Többek között különféle szempontokra összpontosító auditokat lehet végezni, például a számvitelre vagy a menedzsmentre.
Bármely ilyen típusú folyamatnak - függetlenül az említett kezdeményezéstől - követendő szakaszok sorozatát kell megosztania.
Vagyis vannak közös tanulmányi elemek, amelyek az alap ellenőrzési rendszert alkotják.
Másrészt az értékelési kritériumok nagy forrása van az üzleti és a gazdaságelméletben. Ugyanígy az ellenőrzési gyakorlat egy bizonyos része nemzetközi referencia-szabványokban van összegyűjtve, és az egyes területek felügyeleti intézményeire alkalmazandó.
Az ellenőrzési folyamat jellege
Bármely, az ellenőrzésre fordított módszertan a szervezet alapos megfigyelésének fő gondolatán alapul. Ugyanakkor tanulmányozza egy adott időszak működését és következtetéseinek a folyamat végén egy ellenőrzési jelentésben való kifejezését is.
E lépések elérése érdekében a hivatásos könyvvizsgáló meghatározott szakaszokat határoz meg kezdeti megfigyelési mechanizmusainak megvalósításához. Miután elkészült, megkezdi az elért eredmények értelmezési munkáját és végül a későbbi következtetések előkészítését.
Az ellenőrzési folyamat alkotó szakaszai
Az ellenőrzési munka a legtöbb esetben standardizált lépések sorozatát osztja meg, amelyeket a következő pontok foglalnak össze:
- Előzetes tervezés: Ez a szervezet vezetői szakembereivel az auditálandó korábbi találkozóktól kezdve a tanulmányok és készletek beszerzéséig terjed. Például logisztikai eszközök, korábbi SWOT-elemzés, többek között az ágazat ismerete, amelyben működik. Ezzel egyidejűleg egy naptár is létrejön, amely meghatározza az ellenőrzés és az egyes szakaszok határidejét.
- Kutatási és megfigyelési feladatok elvégzése: Az ellenőrzött szervezettel folytatott folyamatos kommunikáció és együttműködés légkörében a könyvvizsgáló ellenőrzi a dokumentációt, a termelési arányokat és a vállalat vagy intézmény szokásos tevékenységén belüli alakulását.
- A kapott adatok ellenőrzése és kontrasztja: A hivatásos auditornak a megfigyelt műveletet hozzá kell igazítania ahhoz a szabályozási kerethez, amelyben a szervezet található. Ha vannak ellentmondó pontok, akkor meg kell jelölnie őket, és hivatalosan javaslatot kell tennie az eltűnésükre, és gondoskodnia kell a törvényen alapuló megfelelő működésről.
- Az ellenőrzési jelentés révén figyelembe veendő következtetések és intézkedések közzététele: A szervezeti működés jogi érvényességének megadásán túl a zárójelentésben pozitív és negatív pontokat kell kiemelni. Ennek az információnak hasznosnak és érvényesnek kell lennie a vállalat számára harmadik felekkel szemben.
A leírt lépésekhez általában rövid időtartamot adnak, amelyek során a folyamat során levont következtetéseket megfelelően közölni kell.
Ebben az értelemben következményekről beszélnénk a nyilvános értékelők és még a cégtulajdonosok számára is, mint a részvényesi gyűlések esetében.
