Az ellenőrzési folyamat egy olyan technika és gyakorlat összessége, amelyet együttesen hajtanak végre, amikor egy vállalat vagy szervezet erősségeit és gyengeségeit értékelik és mélyen mérik.
Az ellenőrzési folyamat végrehajtásával a vállalatok és intézmények válaszokat kaphatnak saját jellemzőikre, és ezekre a pontokra javíthatják tevékenységüket.
Egy könyvvizsgáló egy bizonyos módszertan révén megvizsgálja és ellenőrzi a legfontosabb szempontokat munkájuk jellege szerint. Többek között különféle szempontokra összpontosító auditokat lehet végezni, például a számvitelre vagy a menedzsmentre.
Bármely ilyen típusú folyamatnak - függetlenül az említett kezdeményezéstől - követendő szakaszok sorozatát kell megosztania.
Vagyis vannak közös tanulmányi elemek, amelyek az alap ellenőrzési rendszert alkotják.
Másrészt az értékelési kritériumok nagy forrása van az üzleti és a gazdaságelméletben. Ugyanígy az ellenőrzési gyakorlat egy bizonyos része nemzetközi referencia-szabványokban van összegyűjtve, és az egyes területek felügyeleti intézményeire alkalmazandó.
Az ellenőrzési folyamat jellege
Bármely, az ellenőrzésre fordított módszertan a szervezet alapos megfigyelésének fő gondolatán alapul. Ugyanakkor tanulmányozza egy adott időszak működését és következtetéseinek a folyamat végén egy ellenőrzési jelentésben való kifejezését is.
E lépések elérése érdekében a hivatásos könyvvizsgáló meghatározott szakaszokat határoz meg kezdeti megfigyelési mechanizmusainak megvalósításához. Miután elkészült, megkezdi az elért eredmények értelmezési munkáját és végül a későbbi következtetések előkészítését.
Az ellenőrzési folyamat alkotó szakaszai
Az ellenőrzési munka a legtöbb esetben standardizált lépések sorozatát osztja meg, amelyeket a következő pontok foglalnak össze:
- Előzetes tervezés: Ez a szervezet vezetői szakembereivel az auditálandó korábbi találkozóktól kezdve a tanulmányok és készletek beszerzéséig terjed. Például logisztikai eszközök, korábbi SWOT-elemzés, többek között az ágazat ismerete, amelyben működik. Ezzel egyidejűleg egy naptár is létrejön, amely meghatározza az ellenőrzés és az egyes szakaszok határidejét.
- Kutatási és megfigyelési feladatok elvégzése: Az ellenőrzött szervezettel folytatott folyamatos kommunikáció és együttműködés légkörében a könyvvizsgáló ellenőrzi a dokumentációt, a termelési arányokat és a vállalat vagy intézmény szokásos tevékenységén belüli alakulását.
- A kapott adatok ellenőrzése és kontrasztja: A hivatásos auditornak a megfigyelt műveletet hozzá kell igazítania ahhoz a szabályozási kerethez, amelyben a szervezet található. Ha vannak ellentmondó pontok, akkor meg kell jelölnie őket, és hivatalosan javaslatot kell tennie az eltűnésükre, és gondoskodnia kell a törvényen alapuló megfelelő működésről.
- Az ellenőrzési jelentés révén figyelembe veendő következtetések és intézkedések közzététele: A szervezeti működés jogi érvényességének megadásán túl a zárójelentésben pozitív és negatív pontokat kell kiemelni. Ennek az információnak hasznosnak és érvényesnek kell lennie a vállalat számára harmadik felekkel szemben.
A leírt lépésekhez általában rövid időtartamot adnak, amelyek során a folyamat során levont következtetéseket megfelelően közölni kell.
Ebben az értelemben következményekről beszélnénk a nyilvános értékelők és még a cégtulajdonosok számára is, mint a részvényesi gyűlések esetében.