A projekt szervezése az a tevékenység, amely lehetővé teszi a vállalat emberi erőforrásainak csoportosítását a legmegfelelőbb feladatok elvégzésében. Mindezt a közös cél elérése érdekében.
A projekt szervezése tehát az emberek megszervezéséből áll, és minőségüknek megfelelően hozzárendelik őket bizonyos projektekhez.
Általában a projektmenedzser látja el ezt a feladatot. Ugyanígy hatékonyan és eredményesen kell kezelnie a szükséges erőforrásokat. Ily módon a menedzsment és a szervezet szorosan összekapcsolódik.
A projekt szervezésének fontossága
A projekt hatékony lebonyolításához megfelelő módon kell megszervezni. Ez, ami egyszerűnek tűnik, gyakori probléma a vállalatoknál. Ha nem tudjuk pontosan, mit akarunk, és hogyan fogjuk felhasználni az erőforrásokat a megszerzéséhez, akkor a szervezet kudarcot vall. Ezért fontos a jó szervezet.
A fenti okokból a projektmenedzserek képzésének tartalmaznia kell ezt a szempontot. Elengedhetetlen megtanítani, hogyan kell megszervezni őket, hogy később irányíthassuk őket. Az egyes feladatokban a különböző erőforrások helyes elosztásának egyik módja a jó szervezeti terv. A következő részben megnézzük, miből áll.
A terv egy projekt megszervezésében
A menedzsmentterv a vállalat által végzett összes tevékenységre összpontosít, a szervezeti terv azonban mindenekelőtt az emberi tényezőre. Mert a legfontosabb az, hogy minden embert a legmegfelelőbb feladatba helyezzen. Ezért tanácsos a következő lépéseket követni:
- Először is tisztában kell lennünk azzal, hogy ki van: Leltárt kell készítenie az emberi erőforrásokról, azok erősségeivel és gyengeségeivel együtt. Mert tudnunk kell, hogy mindegyik miben jó, hogy a legmegfelelőbb pozícióba tudjuk őket rendelni.
- Másrészt ugyanezt kell tennie a feladatokkal is: A projektet a legkisebb részekre kell bontani. Ehhez az érintett személyzet többi tagjának jóváhagyása szükséges. Ha megvannak, létrehozhatunk egy kettős bejegyzési táblázatot mindkét változóval.
- Harmadszor, mindenkinek meg kell jelölni a feladatát: Ehhez tudnunk kell, hogy ki a legalkalmasabb az egyes tevékenységekhez. Itt figyelembe kell venni a tudományos hátterét, szakmai tapasztalatait és természetesen a munkahelyi személyes motivációit. Ekkor egy feladat-hozzárendelési technika, például a magyar módszer használható.
- Végül meg kell határozni a kitöltési határidőket, az esetleges késedelmekre vonatkozó pótlékokat és az ellenőrzés megfelelő formáját.Így az egyes feladatok elvégzése után látható, hogy voltak-e eltérések a tervezettől. Amint alább láthatjuk, ebben a lépésben elengedhetetlen a szervezeti diagram.
A szervezeti ábra a projekt szervezésében
Mi a szervezeti diagram? A szervezeti diagram egy olyan grafikon, amely lehetővé teszi, hogy megfigyelje a vállalat szerkezetét, és tudja, ki kicsoda. A projektvezetőnek mélyen meg kell ismernie a meglévő alkalmazottakat, célja, hogy képes legyen megszervezni, valamint megfelelően elvégezni a feladatokat és az azok elvégzéséért felelős személyeket.
Ebben az értelemben vertikális, hierarchikus vagy lineáris szervezeti diagramokkal rendelkezünk, amikor a tekintély egyértelmű és a döntéshozatal központosított. Másrészt vannak horizontális vagy kör alakúak, elmosódottabb tekintéllyel rendelkező vállalatoknál. Ezenkívül vannak más típusaink is, például az analitikus, amely lehetővé teszi számunkra a folyamatok megismerését, vagy a mátrix, amely hasznos a szervezet folyamatok vagy projektek szerinti strukturálásához.
Példa egy projekt megszervezésére
Képzeljük el, hogy egy projektet szeretnénk megvalósítani. A projekt egy vállalat létrehozásán és indításán alapul. Például egy számítástechnikai tanácsadó cég.
Az igazgató először is találkozik a projekt promóciós partnereivel.
- Egyrészt együtt készítik elő az elérendő célokat és a szükséges feladatokat. Mindezt írásban és a lehető legrészletesebben kell megfogalmazni. Érdekes technika az úgynevezett "ötletbörze", amely az összes eszembe jutó ötlet kimondásából, majd szűréséből áll.
- Ezek után tudnia kell, hogy kik vagyunk, a promóter csapaton kívül. Először az elvégzendő feladatok, másodszor pedig az alkalmazottak, akiket felveszünk. Tudnia kell azt is, hogy milyen típusú szerződéseket javasolunk, és milyen díjazást fogunk kapni.
- A következő lépésben ideje elosztani a feladatokat, és ez a fent említett magyar módszer segíthet. A számítógépes szolgáltatások folyamatot igényelnek, a tervezéstől a programozásig és a végeredményig. Ezért hasznos eszköz a PERT diagramok, amelyek lehetővé teszik az egyes folyamatok kritikus útvonalainak megtalálását.
- Végül ki kell dolgoznia egy projektszervezési tervet. Ez abból áll, hogy a fentieket írásba foglalják. Ezenkívül a visszacsatolással meghatározzuk az ellenőrzés módját és az eltérések kijavítását. Mindezt anélkül, hogy megfeledkeznék az előre nem látható események megfelelő készenléti tervéről.