Az Eisenhower-mátrix egy grafikus ábrázolás, amely megmutatja a végrehajtásra váró feladatokat, de ezt úgy teszi, hogy ezeket a feladatok fontossága szerint osztályozza. Ilyen módon lehetővé téve őket fontossági szint szerinti rendszerezésben.
Az Eisenhower-mátrix egy grafikus ábrázolás, ahol egy kéttengelyes kvadráns látható. Ezek a tengelyek megmutatják a fontosság mértékét, valamint az egyes feladatokhoz szükséges sürgősséget. Ebben az értelemben a kvadráns segít a feladatok osztályozásában, fontosságuk mértékétől és szállítási idejétől függően. Ugyanakkor ez lehetővé teszi a munka megszervezését, így egy pillantásra megszervezhetjük az összes függőben lévő munkát.
Az Eisenhower-mátrix négy blokkból áll.
Osztályozása, mint mondtuk, meghatározza a feladatokat a sürgősség alapján, amelyet egy ilyen feladat igényel, valamint azok fontosságát.
Hogyan készül az Eisenhower mátrix?
Tudnunk kell, hogy az Eisenhower-mátrix, mint mondtuk, négy kvadránsból áll.
Az első negyedben vannak a legfontosabbak, valamint a sürgős feladatok. Ebben az értelemben a legfontosabb projektekről van szó, amelyek nagyobb figyelmet igényelnek, valamint végrehajtásuk sürgősségét igénylik. Ezek a végrehajtás elsőbbségi feladatai.
A második negyedben azok a feladatok lennének, amelyek fontosak és kevésbé sürgősek. Egy olyan kvadráns, amely magában foglalja azokat a feladatokat, amelyeket hosszabb ideig kell elvégezni, de amelyek nagy figyelmet igényelnek, így ez a kvadrát elősegítheti a proaktív munkavégzést. Ezeket a feladatokat ütemezni kell, a megelőzés céljából.
Másrészt a harmadik negyedben vannak olyan feladataink, amelyek bár nem fontosak, nagyobb sürgősséget igényelnek. Ebben az értelemben arra kell figyelnünk, hogy ezeket a feladatokat ne tegyük az első negyedbe. Megállapítja azokat, amelyek az általuk igényelt sürgősség ellenére kevésbé fontosak. Ezeket más személyekre lehet átruházni.
Végül a negyedik negyed olyan feladatokból áll, amelyek nem sürgősek és nem is fontosak. Ebben az értelemben a mátrix legkevésbé fontos kvadrátjáról beszélünk. Nos, ezekre a feladatokra figyelve tudnunk kell, hogy ezek az utolsóak, amelyekre figyelni kell. Ezeket sok esetben ki lehet küszöbölni.
Vizuálisabb elképzelés érdekében bemutatunk egy példát arra, hogyan nézne ki az Eisenhower mátrix:
Hogyan működik az Eisenhower mátrix?
Tudnunk kell, hogy mint minden mátrixnak, az Eisenhower-mátrixnak is van egy sajátos, a szerző által meghatározott funkciója, amely segít a mátrix elkészítésében, valamint a helyes használatában.
Ebben az értelemben, amint azt grafikus ábrázolása is mutatja, négy tengelyünk van, két tengelybe rendezve, amelyek minden feladatunk fontosságát, valamint sürgősségét mérik.
Az első kvadrát, amint a definíciója is mutatja, azokat a feladatokat foglalja magába, amelyek kiemelt fontossággal bírnak, és amelyek bizonyos módon segítenek elérni azokat a kiemelt célokat, amelyek meghatározzák céljaink elérését. Ebbe a negyedbe tehát beletartozunk az azonnali megoldást igénylő válságok, a gyors megoldást igénylő problémák, a nagyobb jelentőségű fontos projektek.
Másodszor, a második negyed azokra a fontos, de nem sürgős tevékenységekre összpontosít. Ebben az értelemben az új lehetőségek megfigyelésével, a kapcsolatok kiépítésével kapcsolatos feladatokat, valamint egyéb fontos feladatokat is belefoglalunk, amelyek azonban nem igényelnek sürgősséget.
Harmadszor, megvan a harmadik negyed, amely olyan feladatokat tartalmaz, amelyek nem fontosak, de sürgősséget igényelnek. Ebben a negyedben többek között ügyfelekkel folytatott telefonhívásokat, e-maileket, értekezleteket, intézményi tevékenységeket is tartalmazunk.
A negyedik és az utolsó helyen a negyedik kvadráns áll. Olyan feladatokat integrál, amelyek nem fontosak és nem is sürgősek, ezért nem fogunk nagyobb jelentőséget tulajdonítani neki, mint amilyen már van. Ez a negyed olyan szempontokat tartalmazhat, mint például az irodában történő hosszú reggeli reggelizés, egyes hívások, amelyek nem járulnak hozzá, e-mailek, amelyeknek semmi köze a munkahelyi tevékenységhez, a munkán kívüli tevékenységekhez.
Ezzel a négy kvadránssal, és a feladatok megfelelő elrendelésével az a cél, hogy a dolgozó növelje termelékenységét és hatékonyságát.
Az Eisenhower-mátrix céljai
Mint mondtuk, az említett mátrix megvalósításának számos célja van.
Ebben az értelemben a következő célkitűzéseket foglalhatjuk magukba, például azokat, amelyeket főleg e mátrix követ:
- Megnövelt termelékenység.
- Nagyobb hatékonyság és eredményesség a feladatkezelésben.
- A célok időben történő elérése.
- Szervezze meg a munkát jobb módon.
- Nagyobb koncentráció a prioritásra.
- Kríziskezelés.
- Fegyelem.
- Ellenőrzés.
- Kilátás.
Sok más cél között, amelyek az említett mátrix megvalósításával elérhetők.
