Belső kontroll - mi ez, definíció és fogalom

A belső ellenőrzés egy olyan eljárás, amely a vállalat erőforrásainak és eszközeinek ellenőrzésének része, és a cég tevékenységének és nyomon követhetőségének nyilvántartását szolgálja..

A vállalatok növekedésével egyre nehezebb követni, mi történik erőforrásaikkal, eszközeikkel, eszközeikkel és embereikkel.

Ezért vált szükségessé egy olyan mechanizmus létrehozása, amely lehetővé teszi ezen erőforrások felhasználásának, valamint a tevékenységek nyilvántartását.

Példák a pénzügyi erőforrások és eszközök belső ellenőrzésére

Az árukra vonatkozó belső ellenőrzés egyes felhasználási módjai a vállalat tulajdonában lévő járművek be- és kilépésének ellenőrzése. Ez ellenőrzi a jármű aktivitását, kopását, az üzemanyag-fogyasztást és az érte felelős személyt.

Vállalati járművekkel foglalkozva a járművezetőknek naplót kell tartalmazniuk, amelyen rögzítik az út kezdetét és végét, valamint az egyes mérföldkövek idejét.

Egy másik példa az anyagok raktárkészlet-ellenőrzése. A FIFO és a LIFO rendszerek szükségszerűen belső ellenőrzési ellenőrzést igényelnek az anyagok vagy leltár dátumainak és típusainak ismerete érdekében. Ez egy könyvelési adat, amelyet az áruk értékcsökkenésére is fel lehetne használni.

Ami a pénzügyi forrásokat illeti, egy belső ellenőrzést hajtanak végre egy kiadás végrehajtása előtt, például a GAV-ban (adminisztratív és értékesítési költségek), amelyek e funkciók feladataiból származnak. Ellenőrizni kell azonban, hogy ne lépje túl az adott időszak végrehajtásához szükséges mértéket.

Például, ha egy hónapos értékesítéshez papírlapokat, ceruzákat és nyomtató tintát kell vásárolni, a belső kontrollnak becslést kell tartalmaznia a havi kiadásokról, és ezt havonta ellenőriznie kell, hogy megvédje ezt a kiadási margót.

Belső vezérlés biztonsági mentései

Ahogy az erőforrások és tevékenységek azonnali rögzítése történik, fontos archiválni, hogy minden vezérelt elemhez hozzon létre egy fájlt.

Különböző belső ellenőrzési szoftverek vannak, amelyeket a vállalatok bérelhetnek, vagy elegendő egy Microsoft Excel táblázat, ha megrendelik.

A veszteségek elkerülése érdekében vásárolhat egy virtuális tárhelyfelhőt, és ezeket a fájlokat feltöltheti oda, hogy elkerülje azok elvesztését.

Ha Ön is rendelkezik a felelősség aláírásával ellátott papíralapú támogatással, akkor kényelmes ezeket a dokumentumokat digitalizálni. Például a szkennerrel és az azt követő ürítéssel digitális mappákba.

A belső ellenőrzés vezetői

A belső ellenőrzési tevékenységekért felelős személyeknek rendezettnek, szervezettnek és képesnek kell lenniük a nagy keresleti szcenáriókban való munkára, mivel például egyszerre számos elemet ellenőrizhetnek: a kiadások pénzügyi ellenőrzését, a készletek ellenőrzését, a a vállalati eszközök felhasználása, valamint az emberek be- és kilépésének ellenőrzése.

Ha valami nem sikerül ebben a nyilvántartási folyamatban, akkor eltérések lehetnek a társaság működési valóságában és tőkéjében, az eszközei tekintetében. Ezért a belső ellenőrzésnek egy rendezett és láncolt működési rendszer részének kell lennie.

A belső ellenőrzés értékes támogatást nyújt a szervezet operatív irányításához, biztosítva az átlátható és biztonságos nyomonkövetési folyamatokat.

Ezért a jelentősége abban rejlik, hogy a vállalatok, felépítésüktől és méretüktől függetlenül, valamilyen belső ellenőrzési rendszert vezetnek be annak érdekében, hogy jobb nyilvántartást vezessenek vagyonukról és diagnosztizálni tudják, hol vannak logisztikai eltérések, hogy folyamatosan az értéklánc folyamatainak javítása.