A folyamatmenedzsment olyan megközelítés, amely a szervezetet összefüggő és összekapcsolt folyamatok hálózatának tekinti. Ezért ez a módja annak, hogy egy szervezetet az elvégzett folyamatok alapján irányítsunk.
Kétségtelen, hogy egy folyamat olyan tevékenységek sorozata, amelynek célja az input vagy a hozzáadott érték hozzáadása az eredmény vagy a kimenet elérése érdekében. Minden kimenetnek ki kell elégítenie a vállalat belső vagy külső vevőjének igényét vagy igényét.
Természetesen minden folyamatnak, legyen az egyszerű vagy bonyolult, nagy vagy kicsi, rendelkeznie kell bemenettel, transzformációval és kimenettel. A bemenet bármely erőforrás vagy bemenet, amelyet átalakítani kell. Az átalakulás az a munkafolyamat, amely értéket ad a bemeneteknek és eredményt kap. A kimenet képezi a végeredményt, például az árut vagy szolgáltatást, amely kielégíti az igényeket.
Ezenkívül a folyamatközpontú menedzsment ellentétben áll a funkcióalapú szervezetek hagyományos felépítésével. Az alapötlet az, hogy hozzáadott értéket teremtsen a belső és külső ügyfelek számára. Emiatt valamennyi folyamat folyamatos fejlesztésére törekszenek azok azonosításával, leírásával és dokumentálásával.
Honnan lehet tudni, hogy egy tevékenység folyamat-e?
Valójában nem minden vállalatnál végzett tevékenység tekinthető folyamatnak. Ha egy tevékenységet folyamatnak kíván tekinteni, akkor:
1. Legyen világos küldetése és célja
Minden folyamatnak minősített tevékenységnek reagálnia kell a szervezet által meghatározott küldetésre és célokra. Ezeknek a tevékenységeknek reagálniuk kell arra, amit a vállalat elvár.
2. A tevékenységet pontosan meg kell határozni
A szervezet minden tagjának pontosan ismernie kell az egyes folyamatok végrehajtásának módját. Még új alkalmazott felvétele esetén is hozzáférhet dokumentált forrásokhoz, amelyek jelzik az egyes tevékenységek végrehajtásának módját.
3. Tartalmaznia kell a bemeneteket és a kimeneteket
Természetesen minden folyamatnak tartalmaznia kell olyan inputot vagy nyersanyagot, amelyet végeredménnyé kell alakítani. Ez az eredmény az úgynevezett folyamat kimenete, amely hozzáadott értéket jelent a belső és a külső ügyfelek számára.
4. A szállítók, az ügyfelek és a végtermék azonosíthatók
Természetesen a beszállítók mindazok lesznek, akik ellátják az alapanyagokat vagy az alapanyagokat a folyamat végrehajtásához. Az ügyfél lesz a létrehozott áru vagy szolgáltatás címzettje. Míg a végtermék a folyamat által generált érték kimenete.
5. A tevékenység feladatokra vagy alfolyamatokra osztható
Minden folyamatnak lehet egy vagy több feladata, amelyeket egy vagy a végrehajtásáért felelős személyek csoportja fog végrehajtani.
6. Dokumentálható
Mindezen tevékenységek dokumentálhatók egy folyamatmenedzsment módszertan segítségével, meghatározva az időket, az erőforrásokat és a költségeket. Ez a dokumentált nyilvántartás biztosítja a minőségi előírások betartását.
7. Felosztja a felelősségeket
Természetesen egy folyamat fel van osztva olyan feladatokra, amelyeket a vállalat egy részlegében vagy több részlegében kell végrehajtani. Minden tevékenységnek hozzá kell adnia a belső ügyfelek értékét, ha részfolyamatról beszélünk, vagy külsőről, ha ez a folyamat kilépésének utolsó szakasza. Minden lépésnél kell lennie egy személynek, aki az egyes kijáratokért felelős.
Miért fontos a folyamatalapúság?
Logikus feltételezni, hogy a folyamatmenedzsment meghatározza azokat a folyamatokat, amelyeket korábban strukturált módon kell végrehajtani, folyamatosan felülvizsgálva azokat, hogy lehetőségeket találjanak a fejlesztésre. Ez, mivel ha egy szervezet folyamatait folyamatosan fejlesztjük, ez segít a szervezet teljes funkciójának javításában.
A folyamatokra való összpontosítás valóban átfogó képet nyújt a vállalat működéséről általában és globálisan. Azt is elismeri, hogy a vállalatnak horizontális struktúrával kell rendelkeznie ahhoz, hogy teljes mértékben reagáljon a folyamat egy ciklusára.
Ezenkívül minden folyamat az ügyfelek elégedettségére törekszik. Mikro-folyamatról beszélve, csak olyan belső folyamatokat tartalmaz, amelyek kielégítik a belső ügyfelek igényeit. Most egy makro folyamat magában foglalja mind a belső, mind a külső folyamatokat, hogy kielégítse a szervezet belső és külső ügyfeleit.
Hasonlóképpen, a folyamatokra összpontosítva a vállalat versenyelőnyt tud elérni, mivel ez a típusú ügyintézés elsőbbséget élvez az ügyfelek elégedettségének. Ez azt jelenti, hogy a vállalatok kénytelenek maximalizálni hatékonyságukat. Következésképpen elengedhetetlen, hogy a szervezetek törekedjenek a folyamatok és általában a vállalat folyamatos fejlesztésére, jobb megoldásokat kínálva az ügyfelek problémáira.
A folyamatmenedzsment előnyei
A folyamatmenedzsmentnek a következő előnyei vannak:
1. Csökkentse a felesleges belső költségeket
Először is, a vállalat csökkentheti a felesleges költségeket a folyamatai során, mivel megszüntetheti azokat a feladatokat vagy lépéseket, amelyek nem jelentenek hozzáadott értéket. Ezért ha felesleges lépéseket szüntetnek meg, akkor a költségek is megszűnnek.
A nem értéknövelő tevékenységek kiküszöbölésével a folyamat pontosabbá válik, és a vállalat jobban összpontosíthat az ügyfelek igényeinek, igényeinek és elvárásainak kielégítésére. Összességében olyan erőforrásokat spórol meg, mint idő, pénz és emberi erőfeszítések.
2. Rövidítse le a szállítási időket
Ezután az átfutási idők vagy az átfutási idők lerövidíthetők a folyamatciklus leállásának azonosításával. Emiatt a folyamatokat megszüntetik és korszerűsítik.
3. Javítja az ügyfél által észlelt minőséget és szolgáltatást
Másrészt a minőség és a kínált szolgáltatás javításával az ügyfél jobban kielégíti igényeit. Az ügyfelek szeretik fenntartani a kapcsolatot a céggel.
4. Vegyen be további szolgáltatási tevékenységeket
Hasonlóképpen, ez a megközelítés megkönnyíti további ügyfélszolgálati előnyök hozzáadását. Ezeknek a szolgáltatáscsoportoknak alacsony az ára, és az ügyfél könnyen érzékeli őket.
A folyamatmenedzsmentet használó szervezetek jellemzői
1. A folyamat túlsúlyban van a struktúrával szemben
Először is a folyamatmenedzsmentet alkalmazó vállalatok úgy vélik, hogy a vállalat felépítése nem más, mint a folyamatok lebonyolításához szükséges infrastruktúra. Ezért relevanciát adnak a folyamatoknak, és a stratégiákat a folyamatok alapján tervezik.
2. Szervezete transzverzális
Másodszor, a folyamatkezelés arra készteti a szervezeteket, hogy a célok elérését lehetővé tevő folyamatok és alfolyamatok halmazaként vagy rendszereként konfigurálják magukat. Valamennyi folyamat fő célja értékteremtés az ügyfél számára.
3. Az információk felhasználása
Harmadszor, a szervezetek nagy jelentőséget tulajdonítanak az elvégzendő különféle folyamatokról és tevékenységekről szóló információknak. A folyamatos információáramlás elengedhetetlen a sikeres működéshez a vállalat összes folyamatában és működésében.
4. Értékgenerátorok
Végül azok a szervezetek, amelyek a folyamatok szerinti irányítást alkalmazzák, értékgenerátorok. Ugyanazon okból, amely folyamatalapú, minden kimenet hozzáadott értéket jelent az általuk kínált termékek és szolgáltatások révén. És ez minden folyamat alapvető célja.
Folyamatkezelési lépések
A folyamatmenedzsment megvalósításának legfontosabb lépései:
1. Tájékoztatás, képzés és részvétel
A folyamatmenedzsment a menedzsment új módja. Ezért elengedhetetlen, hogy a folyamatok végrehajtása előtt mindenkit tájékoztassanak és képezzenek. Ezenkívül mindenkit tájékoztatni kell a célokról, amelyekre a folyamat törekszik, milyen szakaszai vannak és milyen együttműködésre van szükség.
2. A folyamatok azonosítása
Természetesen a folyamatokat egyértelműen meg kell határozni. Ezért össze kell állítani az összes végrehajtott folyamat listáját. Minden folyamatnak rendelkeznie kell:
- Egy név.
- Azok a tevékenységek és lépések, amelyeket meg kell tennie.
- Folyamattérkép.
3. A releváns folyamatok kiválasztása
Meg kell jegyezni, hogy a releváns folyamatok azok, amelyek a legtöbb hozzáadott értéket képviselik, és nagyon fontosak a vállalat hatékony teljesítményéhez. Emiatt jelentős hatással vannak a vállalat stratégiai céljaira.
4. Állítson fel felelősséget
A releváns folyamatok azonosítása után kezelőt rendelnek hozzájuk. A felelős személynek felelősséggel és autonómiával kell rendelkeznie a stratégiai célok teljesítéséhez.
5. Folyamatelemzés és problémafelismerés
Minden folyamatot elemeznek, függetlenül attól, hogy megfelelnek-e a javasolt céloknak. Ha bármelyikük nem felel meg nekik, és problémát jelent, akkor azokat megfelelően át kell alakítani.
6. A problémák kijavítása
Miután azonosították azokat a problémákat, amelyek a legnagyobb hatást gyakorolják a célkitűzésekre és az ügyfelekre, megoldást keresnek rájuk. Ez a követendő cselekvések meghatározása, hogy ne befolyásolja a folyamat teljesítményét és a szervezet egészét.
7. A mutatók használata
Végül a folyamatokat időszakosan értékelik. Ezen értékeléstől függ, hogy megfelelnek-e a javasolt mutatóknak. A mutatók nagyon fontosak a folyamatok valós teljesítményének elemzéséhez és a gyenge pontok meghatározásához. Mindezt a korrekciós intézkedések alkalmazása érdekében.
Összegzésként elmondható, hogy a folyamatmenedzsment növeli a szervezetek hatékonyságát. Ez azért van, mert sikere a folyamatok megfelelő végrehajtásától függ, amelyet világosan dokumentálni kell. De mindenekelőtt arra kell irányulniuk, hogy értéket teremtsenek az ügyfél számára.