A működési folyamat olyan tevékenységek inputja, amelyek kölcsönösen kapcsolódnak egymáshoz a végeredmény előállításához.
Először is, a működési folyamatok kulcsfontosságú folyamatként ismertek a vállalaton belül. Kulcsfontosságú folyamatoknak tekintik őket, mert közvetlenül befolyásolják az ügyfelek elégedettségét vagy elégedetlenségét.
Ezenkívül a működési folyamatok alkotják a vállalat értékláncát. Mindezek a folyamatok erőforrásokat emésztenek fel, és velük együtt képződnek azok az áruk és szolgáltatások, amelyeket az ügyfeleknek irányítanak igényeik kielégítésére. Ezeket a folyamatokat a részvényesek és az ügyfelek értékelik.
Miért tekintik őket kulcsfontosságú folyamatoknak?
Természetesen a vállalaton belüli működési folyamatok kulcsfontosságú folyamatnak számítanak, mert közvetlenül befolyásolják a vevői elégedettség mértékét. Ezért lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy kapcsolatba lépjenek fogyasztóikkal vagy ügyfeleikkel.
Értéket adnak az ügyfeleknek. Következésképpen helyes végrehajtása közvetlenül a vállalat teljesítményétől és jövedelmezőségétől függ.
Azok az alapvető okok, amelyek miatt ezek a működési folyamatok fontosak a vállalat számára, a következők:
- Befolyásolják az ügyfelek elégedettségét.
- Rajtuk múlik a vállalat nyereségessége és sikere.
- Értéket adnak az ügyfeleknek.
- Támogatják a cégben megvalósított más típusú folyamatokat.
Mindehhez ajánlott minden működési folyamatot jól azonosítani és ellenőrizni. Kényelmes folyamatosan fejleszteni őket, mert a szervezet megfelelő működése rajtuk múlik.
Kétségtelen, hogy a működési folyamatok létfontosságúak minden szervezet számára. Ezek azonban társaságonként eltérőek, és méretüktől függően egyeseknek több, másoknak kevesebb lesz. A működési folyamatok nem tekinthetők valami egyedinek vagy véglegesnek. Mindig ki kell igazítani és frissíteni kell, hogy jobban megfeleljenek az ügyfelek igényeinek.
Amint azt korábban jeleztük, minden vállalat különböző működési folyamatokat alkalmaz.
Példa a működési folyamatokra
Két példát mutatunk be egy operatív folyamatról. Az első, egy élelmiszeripari vállalat számára. Míg a második egy számítógépes vállalat által lefolytatott folyamatot írja le.
Élelmiszert vásárló és értékesítő cég
Az általa alkalmazott működési folyamatok a következők:
1. Az ügyfél megrendelésének folyamata
Elemezze az ügyfelek igényeit az általa értékesített termékek szerint.
2. Vásárlási folyamat
Ebben a folyamatban megvásárolják azokat a termékeket, amelyeket az ügyfelek igényelnek, és amelyekre a vállalat nem képes eladni.
3. Gyártási folyamat
Ez a folyamat magában foglalja az ügyfélhez eljuttatott megrendelések előkészítését.
4. Szállítási folyamat
Ekkor szállítják le az ügyfelek által kért megrendeléseket.
5. Vevőszolgálati folyamat
A termék leszállítását követően kétségekkel, panaszokkal, követelésekkel vagy bármely vevői nézeteltéréssel foglalkozunk.
Számítógépes szolgáltatásokat kínáló vállalat
Egy informatikai szolgáltató vállalat működési folyamata a következő:
1. Az ügyfél megrendelésének folyamata
A kliens technológiai igényeit elemzik alkalmazásként, funkcionalitásként és minden más követelményként.
2. Gyártási folyamat
A szükséges hardver és szoftver alkalmazásokat megtervezzük és fejlesztjük.
3. Termék szállítási folyamat
A számítógépes alkalmazást eljuttatjuk az ügyfélhez, ehhez elvégzik a szerverre történő telepítést és a megfelelő működését garantáló teszteket.
4. Értékesítés utáni folyamat
Megszüntetjük azokat a kétségeket, aggályokat és hibákat, amelyeket a megvalósított megoldás jelenthet. Ez a szolgáltatás megköveteli, hogy a vállalat garanciát vállaljon a tervezett számítógép-fejlesztésre.
Fontos működési folyamatok bármely vállalat számára
Meg kell jegyezni, hogy bár minden vállalat eltérő működési folyamatokat alkalmaz, megemlíthetünk néhányat, amelyek meghatározóak:
1. Marketing és értékesítés
Először is, a marketing folyamat a végtermék tervezésével, fejlesztésével és az értékesítési osztályhoz történő eljuttatásával függ össze. A terméket a fogyasztó igényeinek megfelelően kell elkészíteni. Az értékesítési folyamat általában a termék marketingjéért felelős.
2. Termékfejlesztés és szállítás
Másodszor megtaláljuk az ügyfelek által igényelt áruk vagy szolgáltatások fejlesztésének és átadásának folyamatát. A folyamat elindulhat az alapanyagok és alapanyagok megszerzésével. A gyártási folyamat folytatása és a termék vevőnek történő leszállítása. E folyamat során figyelembe kell venni az ügyfelek elvárásait.
3. Számlázási és beszedési folyamat
Harmadszor, amikor a vállalat vevőket talál termékeire, megkezdődik a számlázási folyamat. A cél az eladott és leszállított termékek kifizetésére vonatkozó kötelezettségvállalási dokumentumok elkészítése. Kényelmes megfelelő ellenőrzést tartani, hogy ezt a folyamatot a megállapított időben és módon hajtsák végre. Ez a vállalat megfelelő pénzügyi teljesítményének fenntartása érdekében.
4. Ügyfélszolgálat
Végül az ügyfélszolgálat lehetővé teszi az ügyfelek által felvetett kérdések, aggályok vagy problémák megoldását. A folyamatnak gyors és hatékony választ kell adnia a vásárlók számára, ezért fenn kell tartani a megfelelő ellenőrzéseket.
Az operatív folyamat jellemzői
Az operatív folyamat fő jellemzői:
- Az operatív folyamatok az összes inputot kimenetekké vagy végtermékké alakítják, erőforrások felhasználásával.
- A folyamatok dinamikusak, ezért változtathatók és javíthatók. Ezeket üzemeltetik és kezelik is.
- Minden működési folyamat a végeredmény elérésére törekszik.
- Arra összpontosítanak, hogy kielégítsék az ügyfelek és a vállalattal kapcsolatos összes érdekelt fél igényeit.
- A folyamat során végrehajtott és kapcsolódó tevékenységeket olyan emberek végezhetik, akik a vállalat különböző részlegeihez tartoznak. De mindent meg kell tenni a közös célok elérése érdekében.
Az operatív folyamatok megvalósításának előnyei
A működési folyamatait megfelelően alkalmazó vállalat fő előnyei:
- Sikerül hatékonyabban kihasználnia a szűkös erőforrásokat.
- Segít a döntéshozatalban,
- A fejlesztési folyamatban kiküszöbölhetők azok a tevékenységek, amelyek nem adnak hozzá többletértéket.
- Lehetővé teszik az egyes műveletekhez vagy tevékenységekhez szükséges idő csökkentését.
- Sikerül megtartania az elégedett ügyfeleket.
Végül megállapíthatjuk, hogy a vállalatok számára alapvető fontosságú, hogy működési folyamataikat egyértelműen azonosítsák és ellenőrizzék. Mivel ezek a folyamatok értéket teremtenek, és befolyásolják a végeredményt, amely a vevőhöz szállított termék. Minden vállalat eltérő módon alkalmazza működési folyamatait, figyelembe véve az erőforrások rendelkezésre állását. Emberi, technológiai, gazdasági és anyagi erőforrások egyaránt.