A felhatalmazás az a személy által végrehajtott cselekvés, amely révén egy feladat elvégzésének vagy egy olyan döntés meghozatalának felelősségét átruházza egy másik személyre, akinek ezt el kell végeznie. Más szavakkal, egy olyan feladat megbízása, amely megfelel egy másik személyre felhatalmazott személynek.
A delegálás tehát olyan tevékenység, amelyet számos területen vállalnak, például a politikában, az üzleti életben, az oktatásban. Ezen akció révén egy személy, aki felhatalmazást kap arra, hogy sorozatos feladatokat hajtson végre, az egyik vagy az összes feladatot egy másik személyhez rendeli, akinek ezeket el kell végeznie. Ebben az értelemben a feladatsor végrehajtásáért felelős személy ezt a kapcsolatot részben vagy egészben egy másik személyre bízza, akinek az említett feladatokat az ő nevében vagy a saját nevében kell elvégeznie.
Mint mondtuk, az üzleti világban nagyon gyakori a delegálás akciója, amikor a menedzser funkcióinak egy részét átruházza egy másik személyre, akinek ezeket vállalnia kell. A küldött alakja azonban nagyon gyakori más területeken, például a gazdaságban általában, az oktatásban, a politikában, valamint más helyzetekben.
A küldött
Az a személy, akire hatalmat ruháznak át, vagyis akit egy bizonyos feladat elvégzésére vagy döntéshozatalra bíznak, "delegáltként" ismert. Ennek tehát el kell vállalnia a ráruházott feladatokat, valamint helyesen kell elvégeznie azokat.
A küldött tehát az a személy, aki egy felelős, vagy magát a szervezetet állandóan vagy körülményesen képvisel egy bizonyos feladat, esemény vagy esemény előtt. A tény az, hogy a küldött állandóan kijelölhető egy sor feladat és eljárás elvégzésére is. Ez a helyzet a vállalat szakszervezeti megbízottjával, akinek a vezetők előtt képviselnie kell a szakszervezet és a dolgozók érdekeit. Ugyanígy az osztálymegbízott, akinek mandátuma alatt a tanárok és az oktatási intézmény igazgatótanácsa előtt képviselnie kell a diákok érdekeit.
A küldött demokratikusan megválasztható, akárcsak az oktatás világában, vagy kinevezhet egy bizonyos személy is, aki képes delegálni.
Delegált jellemzők
Mivel a küldöttnek olyan személynek kell lennie, aki felelősséggel járó funkciókat tölt be, számos jellemzővel és képességgel kell rendelkeznie. Ezek közül a következők emelkednek ki:
- Emberek ajándéka és képességük a könnyű kommunikációra.
- Jó kapcsolat a csapattal.
- Képesség a csapatok irányítására.
- Be kell mutatnia az empátiát.
- Felelősnek kell lennie és teljesítenie kell a feladatokat.
- Meg kell mutatnia a párbeszéd hozzáállását.
- Tiszteletteljesnek kell lennie, és tiszteletben kell tartania a csapatot.
- Ennek példának kell lennie, és meg kell védenie annak érdekeit, aki átruházta a hatáskörét egy feladat elvégzésére.
A küldöttség a társaságban
A hierarchikus struktúrák, ahol a főnök az, aki minden döntést meghoz, egyre inkább kihalnak az üzleti világban. A munkaerő termelékenységének és lelkesedésének elősegítése érdekében sok vezető kezdett feladatokat kijelölni a többi munkatársnak, a jó munkakörnyezet, valamint a munkavállalók részvételének és motivációjának elősegítése érdekében.
Ebben az értelemben egyre több menedzser delegál feladatokat munkatársainak, hogy ösztönözze részvételüket és ezáltal motiválják magukat a munkahelyen. Ezek a régóta keresett eredmények a vállalati világban megvalósultak. Ezért a vezetői tanácsadók megállapították, hogy ezek a feladatsorok működnek, és javítják a munkavállalók motivációját. Éppen ezért a vállalatoknál egyre gyakoribb az átruházás.
Viszont a hatáskör-átruházás révén a vállalat vezetése szigorúbb, és a vezetők képesek átvenni a vezetés irányítását, más feladatokat pedig azokra a vezetőkre bízhatnak, akik a nevükben elvégzik az említett feladatokat.
A vállalat delegálásának előnyei és hátrányai
A vállalati világba delegálás előnyei és hátrányai közül a következőket kell kiemelni.
Az előnyök közül:
- Időspórolás.
- A kockázatok diverzifikálása.
- A motiváció és a részvétel elősegítése.
- Az empátia és a jó munkakörnyezet elősegítése.
- Generálja az ismeretek átadását a csapattagok között.
- A csapatmunka fejlesztése.
- Elősegíti a versenyképességet és a termelékenységet.
A hátrányok közül:
- A szállítás késését okozhatja.
- A minőség romolhat.
- Hiányozhat az elkötelezettség.
- Ez ronthatja az alkalmazottak közötti kapcsolatot.
- Növelheti a tagok közötti feszültséget.
- A kommunikáció elmulasztása veszteségekhez vezethet.
Hogyan kezdjem a delegálást?
Most, hogy tudjuk, mi a delegálás, valamint annak előnyei és hátrányai, mersz megtenni?
Ha a válasz igen, nézzük meg, hogyan kezdhetnénk el feladatokat delegálni csapatunknak:
- Először határozza meg azokat a feladatokat, amelyeket delegálni szeretne.
- Szüntesse meg a delegálást akadályozó mentális akadályokat.
- Határozza meg a jelölt céljait és várható eredményeit.
- Határozza meg azokat a funkciókat, amelyek ezeket a feladatokat alkotják.
- Válassza ki azokat a profilokat, amelyek a legjobban lefedik ezeket a funkciókat.
- Válassza ki a tanterv mellett a legjobb jelöltet, tanulmányozva profiljukat.
- Kezeli és ösztönzi a jó kommunikációt a delegált vezetővel.
- Rendszeresen ellenőrizze a feladatokat és az elért eredmények mértékét.
- Végül, és ha a küldött elfogadja őket, tanácsokat adunk a fejlesztéshez.