A folyamat automatizálása a feladatok vagy tevékenységek optimalizálásából áll szoftver. Ezeknek a folyamatoknak hatékonyaknak kell lenniük, csökkenteniük kell a költségeket és a végrehajtási időt.
Vagyis az automatizálásnak alávetett feladatok általában ismétlődőek és könnyen elvégezhető manuális tevékenységek. Ezért azokat, amelyeket dinamikusnak tekintenek, vagy valamilyen túl fejlett analitikai beavatkozásra van szükség, nem lehet automatizálni.
Az a folyamat, amellyel a vállalat a kézi feladatot automatizált feladattá alakíthatja, a következőképpen foglalható össze:
A folyamatok automatizálása egyet jelent a gazdasági hatékonysággal, ugyanakkor feltételezi a szakmák sokaságának hanyatlását is, amelyek idővel eltűnnek.
A folyamat-automatizálás előnyei és hátrányai
A folyamatok automatizálása körül számos előny és hátrány van, a nézőponttól függően.
Ha pusztán gazdasági és üzleti szempontból nézzük, akkor előnyös a nagyobb hatékonyság elérése, mert ez a költségek csökkenéséhez vezet. Ez azt jelenti, hogy a tökéletes verseny árcsökkentés adható a kínált termékben vagy szolgáltatásban.
Másrészt társadalmi és emberi szempontból a folyamatok automatizálása azt jelenti, hogy egyes szakmák megszűnnek, vagy ennek hiányában kevésbé relevánsak.
Az előnyök és hátrányok kiegyensúlyozása érdekében a következő előnyöket mutatjuk be:
- Költségcsökkentés és a feladat végrehajtásának ideje.
- Az üzleti hatékonyság és a termelékenység növekedése.
- Egy vagy több folyamat digitalizálása és specifikus figyelemmel kísérése.
- Az emberi eredetű hibák csökkentése.
- Speciális munkahelyek létrehozása a területen.
Az előnyöket figyelembe véve úgy tűnik, hogy a folyamatautomatizálásnak nincs hátránya, de az igazság az, hogy van néhány hátránya, amelyet figyelembe kell venni:
- Erős kezdeti beruházásra lehet szüksége.
- A technológiai kockázat megjelenése vagy hangsúlyozása a vállalatnál.
- A lánchibák lehetséges fennállása.
- Az alapvető munkahelyek megsemmisítése.
Az előnyök és hátrányok egyensúlyát figyelembe véve, ha korábbi alkalmakkor történelmi szinten megfigyeljük, arra a következtetésre juthatunk, hogy a folyamatok automatizálása összhangban áll a megállíthatatlan technológiai haladással. Akárcsak az autó és a ló esetében, bár a járművek megjelenésével véget ért a lószállításon alapuló gazdaság, az autó lehetővé tette szinte ugyanazok a feladatok hatékonyabb elvégzését.
Az oktatókat ezért mechanikára cserélték, a szalmaboltokat pedig a benzinkutakra. Más szavakkal, a jól végrehajtott haladás a társadalmi vagyon növekedését vonja maga után.
Példák a folyamat automatizálására
Az ágazattól vagy a szakterülettől függően a folyamat automatizálását a következő módszerekkel hajtották végre:
- Marketing: Az úgynevezett „marketing automatizálás” a fogyasztókkal kapcsolatos adatfolyamatok halmazára alkalmazott automatizálás. Általában a marketing részlegekben kulcsfontosságúak a fogyasztói magatartás megértése és előrejelzése érdekében. Más alkalmazások a szegmentált e-mailek tömeges küldése automatikus módon, ahelyett, hogy kézzel küldenék őket.
- Pénzügy: Pénzügyekben a folyamatok automatizálása főként a tőzsdei ártrendekkel, vagy adott esetben a társaság saját belső könyvelésével működik. Ilyen például a pénzügyi termékek automatikus eladása bizonyos áron.
- Ipar: Ez egy olyan ágazat, ahol a technológiai frissítések és fejlesztések általában korán összekapcsolódnak. Ennek oka az értékesítés nagy volumenű jellege. Vagyis egy kis megtakarítás vagy a fajlagos költségek csökkentése egy nagy futószalagon nagy megtakarítást jelent. Ez azért van, mert ezt annyiszor megismételjük, ahányszor a folyamat végrehajtásra kerül, tehát a versenyelőny szemben a versenytársakkal, akiknek kevesebb lesz a mozgástere.
Összefoglalva: ezek azok az ágazatok, amelyek részt vehetnek a folyamatok automatizálásában, de nem mindegyiket kell összekapcsolni a digitális és a technológiai szférával.
Erre példa az agilis stratégiák vagy módszertanok, amelyek olyan folyamatok, amelyek iránymutatást nyújtanak és olyan szabályokat hoznak létre, amelyek fokozzák a kommunikációt és a folyamatokat emberi tőke, vagyis a társaság munkatársai körül.