A hivatalos szervezet egy tervezett, és egy olyan szabályrendszert, struktúrát és eljárást hoz létre, amely lehetővé teszi a szervezet tevékenységeinek megrendelését.
A formális szervezet a munkamegosztáson, a különféle hatósági szintek meghatározásán és a munkavállalók közötti kommunikációs csatornák létrehozásán alapul.
Szerkezetét és irányelveit a szervezet rendszergazdái tervezik meg, és általában dokumentumok, szabványok, folyamatok és szervezeti diagramok tükrözik őket.
A formális szervezeten kívüli kapcsolatokat informális szervezeteknek tekintik, amelyek spontán módon alakulnak ki a munkatársak között.
A hivatalos szervezet elemei
- Jól meghatározott szabályok és eljárások: Amelyeket korábban valamilyen cél vagy cél elérése érdekében alakítottak ki.
- Célok és stratégiák: Rövid és hosszú távú célokat határoznak meg az elérésükhöz kapcsolódó stratégiákkal együtt.
- Szimbolikus állapot: A struktúra bizonyos státuszt ad a tagoknak helyzetük és relatív erejük szerint.
- Meghatározott tevékenységek: A szervezet meghatározza a szervezet minden tagjának tevékenységét. Kötelezettségeket és korlátokat állapítanak meg.
- Kommunikációs csatornák: Vannak meghatározott kommunikációs csatornák, amelyeknek összhangban kell lenniük a szervezet hierarchiájával és eljárásaival.
- Koordinációs eljárások: Eljárásokat és mechanizmusokat határoztak meg a szervezet különböző tagjai tevékenységének összehangolására.
A hivatalos szervezet eredete
Az ilyen típusú szervezetek eredete a tulajdonosok és adminisztrátorok által létrehozott terv, amely stratégiákat kíván meghatározni céljaik sikeres elérése érdekében.
Legalább három kulcselem határozza meg ezt a szervezetet:
- Munkamegosztás: Ez abból áll, hogy egy munkát több elemi tevékenységre osztanak fel, hogy a munkavállalók szakosodjanak és ezáltal produktívabbak legyenek.
- Osztályozás: Ez abból áll, hogy ugyanazon szervezetben különféle osztályokat hoznak létre úgy, hogy mindegyikük feleljen egy bizonyos tevékenységért vagy célért. Tehát például: marketing osztály vagy PR. A szervezet növekedésével az osztályok összetettebbé válnak, és általában déli osztályok vagy alosztályok jönnek létre.
- Ellenőrzés: A szervezet tevékenységeinek fejlődésének ellenőrzésére és mérésére szolgáló mechanizmusok létrehozásából áll.
Az informális és a hivatalos szervezet kapcsolata
Az informális szervezet kiegészítheti vagy megerősítheti a hivatalos szervezetet a szervezet tagjai közötti jó kapcsolat és együttműködés révén. Az informális szervezet azonban gyengítheti a formálisat is. Ez akkor fordul elő, ha irigység, ellentét vagy ha az informális szerep erősebb, mint a formális.
Példa arra, hogy a formális nem esik egybe az informálissal, amikor a kialakult szerves struktúra szerint van osztályvezető, de a gyakorlatban mindenki egy másik személy ötleteit és irányelveit követi, aki bár nincs főnök, nagyon erős személyiséggel és vezetéssel rendelkezik.
Formális szervezési példa
Az alábbi képen láthatjuk a vállalat formális szervezetének részeként megtervezett szervezeti diagramot:
