A projekt nyomon követése egy műveletsorozat végrehajtására vonatkozik, amelynek célja a végrehajtás helyes fejlődésének ellenőrzése.
A projekt nyomon követése tehát, és miután megtervezték, a projekt végrehajtásával kezdődik.
A monitoring szakasz abból áll, hogy ellenőrizzük, hogy a projekt különböző fázisait végrehajtják-e, időben és formában. Ehhez egy sor paramétert és változót használnak, amelyek lehetővé teszik számunkra, hogy vannak-e eltérések a kezdeti tervtől.
A projektfigyelés fontossága
Ez a szakasz elengedhetetlen a végrehajtás során észlelt problémák megoldásához szükséges intézkedések meghozatalához. Nem kezdhetünk el valamit, ha korábban nem rendelkezünk ütemtervvel, valamint eljárással ellenőrizhetjük a projekt megfelelő működését. Emiatt világos, tömör és részletes nyomon követést kell létrehozni, minden szükséges tudással a döntések meghozatalához.
Ezenkívül, amint a következő szakaszban látni fogjuk, elengedhetetlen annak egyértelmű meghatározása, hogy ez a monitorozás hogyan fog zajlani. Fontos, hogy mindenki tudja, mit várnak el tőle, és mi legyen a cselekedete egy esetleges esetlegesség esetén.
A projektfigyelés szakaszai
Lássuk most részletesen, hogy melyek lehetnek a projekt monitoringjának legfontosabb fázisai, valamint annak főbb követelményei.
- Intézkedés: Először meg kell mérni. A mérésre akkor van szükség, ha valamit irányítani akarunk. Tudnunk kell, hogy meddig mehetünk el, vagy milyen korlátok lesznek a siker vagy kudarc figyelembe vételéhez. Ezért meg kell emelni a paramétereket és a változókat, valamint az azok elemzésére szolgáló eljárásokat.
- Találkozó és elemzés: Ezután meg kell felelnie és elemeznie kell az eltéréseket. Az értekezleteknek tömörnek, pontosnak és közvetlennek kell lenniük. Beszélnie kell az ügyről a mutatókkal a kezében, és minden résztvevő számára meg kell adnia egy-egy példányt. A megbeszélésből világosan ki kell vezetni, hogy mi a probléma, valamint annak okai és következményei.
- Megoldások keresése: A következő lépésben el kell döntenie, hogy melyik utat követi ezen eltérések megoldása érdekében. Ebben a szakaszban a legjobb, ha mindenki a saját területén dolgozik, saját csoportjával vagy egyénileg. Egy következő találkozón ezeket a megoldásokat mérlegelik a legmegfelelőbbek kiválasztása érdekében.
- Újra mérni: Végül újra meg kell mérned. A korrekciók elvégzése után az elemzést újra fel kell használni, hogy kiderüljön, működtek-e. Ha sikerrel jártunk, a projekt folytatódik; különben újra kell kezdeni.
Példa a projekt monitoringjára
Ezután egy példát fogunk látni a befejezéshez.
Képzeljünk el egy cipőt gyártó céget. Ez a cég cipőket gyárt és forgalmaz különböző multimárkás üzletek között.
Nézzük meg, milyen lenne a folyamat.
Ezen az ábrán láthatjuk, hogyan valósulna meg egy projekt monitoringja. Először a paraméterek és a mérési változók megállapítása. Például a gyártott cipők száma vagy az eladott cipők száma. Ezután ellenőriznie kell, hogy milyen típusú cipők működnek a legjobban. Másrészt figyelembe kell venni azokat az új trendeket, amelyek kiváltják a vevő érdeklődését. Végül újra ellenőriznie kell, és szükség esetén korrekciós intézkedéseket kell tennie.
