A projekttervezés a különféle elvégzendő feladatok szisztematikus szervezési folyamatából, valamint a végrehajtásukhoz szükséges erőforrásokból áll.
A projekt megtervezése tehát a projekt minden szakaszára vonatkozó cselekvési terv elkészítéséből áll. Ebben az értelemben szisztematikus szervezésről beszélünk, mert ehhez egy sor lépés végrehajtása szükséges. Ezenkívül tudnia kell, hogy mi van, vagy mi lehet a célok elérése érdekében.
Miért fontos a projekttervezés?
Amikor felmerül valami, amire nem számítunk, a rögtönzés lehet opció. Nem jó azonban ezt megtenni a projekt irányításakor. Bár igaz, hogy vannak olyan folyamatok, amelyek egyszerűnek tűnhetnek, legtöbbjük nagy bonyolultsággal jár. Ezért tervezésük elengedhetetlen tevékenységgé válik.
Ezért tisztában kell lennünk azzal, hogy mit akarunk és hogyan szeretnénk elérni, hogy ha hibát követünk el, akkor korrekciós intézkedéseket hajtsunk végre. A jó terv megléte elengedhetetlen, ha egy ötletet, egy új termelési formát, egy technológiai fejlődést vagy bármilyen más projektet akarunk kifejleszteni.
Hogyan kell elvégezni a projekt tervezését
Ezután meglátjuk azokat a lépéseket, amelyeket követnünk kell a projekt megfelelő megtervezéséhez. Viszont tudnunk kell, hogy ezek fontosak, mert lehetővé teszik számunkra a tevékenységek és az egyes időre fordított idő strukturálását. Ugyanígy nem szabad szem elől tévesztenünk azt a tényt sem, hogy a terv viszont a projekt megvalósításának egyik állomása.
- Az első és legfontosabb dolog az, hogy pontosan tudjuk, mit akarunk: Meg kell határoznia a projekt hatókörét. Ehhez tudnunk kell minden részletet, amit el akarunk érni.
- Másrészt az előző lépés kiegészítéseként elemezni kell a megvalósíthatóságot: Egy jó ötlet haszontalan, ha nem életképes. Ez azt jelenti, hogy a projektet megfelelő körülmények között kell megvalósítani.
- Ezenkívül fontos tudni, hogy mi lesz a költségvetésünk és milyen erőforrásokkal (beleértve az embereket is) rendelkezünk: A projektnek ez a szakasza lehetővé teszi befektetők, partnerek, együttműködők és akár alkalmazottak megtalálását.
- Másrészt szükséges a különböző munkafolyamatok kidolgozása: Ez a harmadik lépés a projekt elindításának javaslatára utal. Meg kell határoznia, hogy melyek lesznek a feladatok vagy tevékenységek, és hogyan fogják azokat végrehajtani. Minél több részletet tartalmazunk, annál jobb.
- Az eredmények értékelése: Most le kell írni, hogy a projekt eredményeit miként fogják felülvizsgálni és értékelni. Ismerni kell a mérendő mutatókat, paramétereket vagy változókat. Ez a lépés fontos a lehetséges korrekciók és készenléti tervek felvetéséhez.
Mindezek a szakaszok egy jelentés elkészítésével zárulnak, amely a Projekt Terv lesz. Ez a kézikönyv mindenki számára lehetővé teszi, hogy megismerje az utat, hogyan fogják bejárni és mi lesz a hozzájárulásuk.
Projekttervezési példa
Képzeljük el, hogy egy olyan projektet akarunk megvalósítani, amely egy burgonya chips gyár létrehozását tartalmazza. Megállapítottuk, hogy a piac igényli azokat, akiket gyermekkorunkban ettünk városunk vásárain. Nos, munkába kell állnia és jól meg kell terveznie a követendő lépéseket.
Láthatjuk, hogy a projekt tervezésének fázisait követjük. Először meghatározzuk, mit akarunk, a burgonya chips gyárat. Később elemezzük, hogy életképes-e, piackutatást végzünk, és igazoljuk, hogy igényelt termék-e. Harmadszor, a költségvetésről tudnunk kell, mire van szükségünk az előállításukhoz, és hogyan fogjuk finanszírozni. Ezután elkészítjük a munkafolyamatokat és annak értékelését a jövőben.