A bürokratikus igazgatási iskola racionális elveken alapuló iskola. Ez az eszközöket a várhatóan elérni kívánt célokhoz igazítja, garantálva ezzel az adminisztráció hatékonyságát.
Először tisztázni fogjuk, hogy ezt az iskolát strukturalista igazgatási iskolának is nevezik. Legnagyobb képviselője Max Weber, aki szerint a bürokrácia a legmegfelelőbb módszer a modern szervezetek adminisztrációjára.
Ezen iskola előzményei a tizenhetedik században, az európai reneszánsz végén jelennek meg. Formálisan az 1940-es években jelent meg, és szemben állt a klasszikus vezetői iskola mechanikus módjával és az emberi kapcsolatok iskolájának szubjektivitásával. Így új javaslatként jelenik meg a modern szervezetek hatékony irányítására.
Most a bürokratikus menedzsment alkalmazás megtalálható a különböző szervezetekben. Ez vonatkozhat kórházakra, iskolákra, bíróságokra, egyházakra, hadseregekre, valamint állami és magáncégekre.
Mi a bürokrácia?
Először is, a bürokrácia felfogható a szervezeti struktúra egyik formájaként vagy olyan szervezetként, amelyet kifejezett és szabályosított eljárások összessége jellemez. Ezenkívül a felelősség megoszlása, a hierarchikus szint és a személytelen kapcsolatok egyértelműen meghatározottak.
A bürokrácia jellemzői
A bürokrácia fő jellemzői:
1. Racionalitás
Csak a racionalitás alkalmazása vezethet a szervezet hatékonyságához. Ezért minden elvégzett tevékenységnek és feladatnak az ésszerű megközelítést kell követnie.
2. Hierarchia
Minden alacsonyabb beosztású alkalmazottat felettese ellenőrzése és felügyelete alatt kell tartani. Vagyis a hatósági rendszer merev. Emiatt a szervezet felépítésének hierarchikusnak, lineárisnak és merevnek kell lennie.
3. Vannak előírások
Meghatározták az adminisztratív szabályokat és eljárásokat, és erről írásos jegyzőkönyvnek kell lennie. Ezért minden szabályozás törvényes.
4. Személytelen
A szervezet tagjai közötti kapcsolatok pozíciókon és hierarchián alapulnak, nem embereken. Vagyis minden pozíció független a személytől.
5. Határozza meg a függvényeket
A munkaállomások tevékenységeit és funkcióit a kialakított rutinoknak és eljárásoknak megfelelően kell végrehajtani. A munkamegosztás a bürokratikus igazgatás egyik alappillére.
6. A kommunikáció formális
A kommunikáció formális, mert a vállalat alkalmazottja által végzett bármilyen tevékenységet vagy feladatot írásban kell jelenteni.
A bürokratikus menedzsmentiskola legfontosabb tényezői
A bürokratikus igazgatási iskola szempontjából a legfontosabb tényezők:
1. Az emberi lény
Az emberi lény egyszerűen csak egy további erőforrás, amelyet a szervezet használ a célok és célok elérésére. Ebben a rendszerben az embernek engedelmeskednie kell a munkahelyén kialakított előírásoknak és normáknak.
2. Motiváció
Az ebben a szervezeti rendszerben kezelt motiváció kétféle módon történik. A motiváció egyik formája, hogy a munkavállaló feljebb léphet a hierarchiában.
A motiváció második formája személyes, abban az értelemben, hogy a munkavállaló a bürokrácián belül szeretne szakmai karriert folytatni.
3. Kommunikáció
A szervezeten belüli kommunikációt kétféleképpen kezelik, növekvő és csökkenő módon. A downstream alapvetően a felettes parancsainak továbbítása, amelyeket a beosztottaknak be kell tartani.
Az emelkedő az alárendelttől a felettesig megy. Általánosságban ezek jelentések vagy jelentések a munkáról és az elért eredményekről. A beosztott kifejezheti a munkájában tapasztalható nézeteltéréseket is.
4. Vezetés
A vezetés nem fontos jellemző ebben a menedzsment rendszerben, mivel a felettesnek csak az általa elfoglalt pozíció sajátos funkcióit kell ellátnia.
5. Teljesítmény
A hatalmat ebben a szervezési formában a pozíció és nem a személy ruházza fel. A tekintély formális. A felsőbb pozíció elfoglalásának egyszerű ténye dominanciát biztosít a beosztottak felett.
6. A konfliktus
Általában úgy vélik, hogy nincsenek konfliktusok, mivel a funkciók és feladatok egyértelműen el vannak határolva. Így minden beosztásnak vagy osztálynak hatékonyan kell működnie.
7. Döntéshozatal
A döntéseket gépiesen hozzák meg. Ha probléma merül fel, akkor az összefügg a kialakított szabályokkal, és így eldől, hogyan lehet megoldani.
8. Részvétel
Természetesen a részvétel szintje teljesen nulla. Minden alkalmazott csak az általa elfoglalt pozíció követelményeinek való megfelelésre korlátozódik.
9. A változás
A változás nagyon féltett dolog. Ha meg kell változtatni, akkor a struktúrát kudarcnak tekintjük, mert módosítania kell a műveleteit.
10. A környezet
A környezetet olyannak tekintik, amely nem változik, és mindig változatlan marad. Gyakorlatilag valami statikusnak tekintik.
A bürokratikus igazgatási iskola előnyei
A legfontosabb előnyei között találjuk:
- A munka a célok elérésére törekszik.
- Minden tag tudja, hogy mi a feladata.
- Az írott szabályok világosak és pontosak.
- A folyamatok rutinszerűek, automatizáltabbak és kevesebb a hibahatár.
- A vállalat folytonossággal rendelkezik, bár a személyzet változik.
- Kevesebb a konfliktus, mert mindenki tudja, mit kell tennie.
- Megbízható, mert a folyamatokat tesztelték és működnek.
A bürokratikus igazgatási iskola hátrányai
A legfontosabb hátrányok:
- A kapcsolatok személytelenek.
- A munkahelyi megfelelőséget generálja, mindig ugyanazt csinálják.
- Az üzleti modellek nagyon merevek lehetnek.
- Időt pazarol a papírmunka és a nehézkes formális eljárások.
- Visszaélést generálhat a hatóságokkal.
- Ellenállást vált ki a változásokkal szemben.
Összegzésként elmondható, hogy a bürokratikus vezetői iskola racionális elvek alkalmazásával igyekszik elérni a hatékonyságot. A bürokratikus irányítási struktúrát tudományosan úgy alakították ki, hogy minden pontosan működjön, különösen a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében.