Az irodai automatizálás a hardver és a szoftver kombinációja az információk fejlesztésére, automatizálására és digitális rögzítésére, amelyekre az irodának szüksége van a folyamatok és a módszertan helyes végrehajtásához.
Az irodai automatizálás a 40-es évek végén született, de a 20. század 70-es évei körül alakult ki. A szövegszerkesztők bevezetése, amelyek az írógépeket helyettesítették az irodákban, sok köze volt annak eredetéhez.
Charles Simonyi volt az irodai automatizálás megalkotója 1948-ban a Microsoft Office elindításával, Richard Brodie közreműködésével.
Kétségtelen, hogy erre a fogalomra mindig hivatkoznak, és kapcsolódik az irodai munkához és a végrehajtásához használt eszközökhöz.
Nagyon innovatív változás volt. Ebben az értelemben ez a folyamat az irodai munka egyszerűsítését szolgálta, és új lehetőségeket is létrehoztak a végrehajtására. A kézi tevékenységeket, amelyek abban az időben a legfontosabbak voltak, lecserélték, néhányukat automatizálták.
Az adminisztratív eljárások, a megbeszélések megtervezése, az internet bevezetése, a számítógépek, valamint a különféle processzorok és irodai alkatrészek használata középpontba kerültek az összes feladat ésszerűsítése érdekében.
Az irodai automatizálás alapvető eszközei
Ezek a legkiemelkedőbbek:
- Szövegfeldolgozók: Széles körben használják irodai munkában.
- Számológépek: Az összes fiókfolyamatot és az elvégzett feladatokhoz kapcsolódó számok egyszerűsítése.
- Nyomtatókezelő programok: Kétségkívül minden irodában elengedhetetlen tárgy, amelynek virtuális dokumentumokat kell fizikai formátumba konvertálnia.
- Azonnali üzenetküldő programok: Nagyon hasznos a munkavállalók közötti kommunikációhoz és az azonnali információ továbbításához.
- Adatbázisok: Nagyon fontos a vállalattal, szervezettel vagy projekttel kapcsolatos adatok rögzítése.
- Táblázatok: Olyan dolog, amelyet széles körben használnak például számlák rögzítésére vagy frissített fiókkezelés fenntartására.
- Faxgépek: A nyomtatókhoz hasonlóan a faxgépeket is széles körben használják az irodákban, néha mindkét alkatrész ugyanabban az eszközben található.
Az irodai automatizálás óriási előrelépést jelentett az irodai munkában.
Irodai automatizálási példa
Az olyan programok, mint az Excel, a Word, a PowerPoint, forradalmasították a munka módját. Ezeket a programokat az Office irodai csomag tartalmazza. Ezt a Microsoft forgalmazza. Vannak azonban hasonló irodai automatizálási csomagok, amelyeknek nincs költsége.
Emellett természetesen a többi említett eszköznek sikerült automatizálnia a folyamatokat, és agilisabb módszert fejleszteni az irodai feladatok ellátására.