Adminisztratív folyamat - mi ez, definíció és fogalom

Az adminisztratív folyamat olyan szakaszok összessége (tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés), amelynek célja a vállalat vagy szervezet céljainak a lehető leghatékonyabb megvalósítása.

Még egyszerűbb szavakkal: az adminisztratív folyamat szakaszok sorozatából áll, amelyek elősegítik a javasolt célok elérését. Az adminisztrációs folyamat folyamatos. Nem az egyes szakaszok elvégzéséről van szó, és minden ott ér véget. Amikor az egyik ciklus véget ér, továbblép a másikra. Rendszerint a vállalat általános célkitűzései, konkrét céljai, vagy akár kisebb projektek esetében is használják.

Henri Fayol, az adminisztratív folyamat megalkotója volt. Ebből fakad az adminisztrációs folyamat 4 szakasza:

• Tervezni.
• Szervez.
• Vezet.
• Ellenőrzés.

Fayol számára ez a négy szakasz elengedhetetlen volt a jó vezetői irányításhoz. Minden vezetőségnek el kell sajátítania őket, és figyelembe kell venniük őket minden projektnél. Fayol azonban soha nem volt szélsőséges ötleteiben, és művében elolvashatja, hogyan hagyott teret a rugalmasságnak és az alkalmazkodásnak. Így a klasszikus adminisztráció elmélete követői kiegészítették, fejlesztették és adaptálták az adminisztrációs folyamatot az elmúlt évtizedekben született különféle típusú vállalatokhoz.

A vállalat céljai

Az adminisztratív folyamat eredete

Az adminisztratív folyamat eredetét Henry Fayolnak köszönhetjük. 1916 körül, 50 évig egy bányavállalat vezetőjeként Fayol kiadta "Administration Industrielle et Générale" című könyvét. Spanyolul valami hasonló lenne az «Ipari és Általános Igazgatáshoz».

Ebben a könyvben tapasztalatai, egész elmélete alapján fejlesztette ki. Fayol munkájában kiemelte a vezetés különböző szintjeit, az adminisztratív funkciókat és a helyes kezeléshez szükséges elvek listáját.

Érdemes azonban megemlíteni, hogy munkái közül a legelismertebb elvei. Konkrétan a megfelelő kezelés 14 elve.

Az adminisztratív folyamat jellemzői

Az adminisztratív folyamatnak számos jellemzője és sajátossága van az azt fejlesztő vállalattól függően, megemlítjük a leggyakoribbakat:

• Négy egymással összefüggő szakaszból áll.
• Meg kell ragadnia a vele elérendő összes célt.
• Mindazokat a munkavállalókat, akik részt vesznek a folyamatban, erről tájékoztatni kell.
• Célja az ütemterv elkészítése az adminisztrációs folyamatban szereplő egyes tevékenységek lehető legnagyobb mértékű optimalizálása érdekében.
• Bármely vállalat használhatja, jellemzőitől függetlenül.
• Korábban meghatározott időhorizontdal történik. Ily módon némi rugalmasságot kínál a körülményekhez való alkalmazkodáshoz.

Az adminisztrációs folyamat szakaszai

A definícióban azt mondtuk, hogy az adminisztratív folyamat szakaszok sorozatából áll: tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés. Ebben a részben kidolgozzuk és megmagyarázzuk őket. Természetesen először is kényelmes tudni, hogy ez a két fázis hogyan oszlik el:

• Mechanikus fázis: A mechanikai fázist a tervezés és a szervezés alkotja. Mondhatnánk, hogy ez a folyamat statikus része.
• Dinamikus fázis: A dinamikus fázist a maga részéről az irány és az irányítás alkotja. Ebben az értelemben a dinamikus szó a mozgásra utal.

Vagyis miután megterveztük és megszerveztük, végre kell hajtanunk és munkához kell állnunk.

Mindenesetre a mechanikus és a dinamikus megkülönböztetésénél fontosabb megismerni az azt alkotó különböző szakaszokat:

1. Tervezés: Próbáld meg ütemezni az elvégzendő feladatokat, és oldd meg a később végrehajtandó releváns kérdéseket.
2. Szervezet: Az elképzelés az, hogy megnézzük, ki lesz a felelős az egyes feladatokért, milyen sorrendben és milyen struktúrában lesz a projekt végrehajtása.
3. Irány: A menedzsment nem csak a küldésért, hanem a célok elérése során felmerülő konfliktusok segítéséért, támogatásáért és beavatkozásáért is felelős.
4. Ellenőrzés: Az ellenőrzés megbízható mérőszámok megfigyelésén alapul, amelyek lehetővé teszik a legnagyobb célok elérésének figyelemmel kísérését.

Lásd részletesen az adminisztrációs folyamat szakaszait

Az adminisztratív folyamat fontossága

Az adminisztratív folyamat alapvető szerepet játszik a vállalat irányításában. Feltételezi azt az ütemtervet, amelyet egy bizonyos időszak alatt követni kell a vezetés által kitűzött célok elérése érdekében.

Ily módon az adminisztratív folyamat valamennyi szakaszának betartása lehetővé teszi a szervezet számára, hogy növelje hatékonyságát a javasolt célok elérése terén. Ez a folyamat a felhasznált erőforrások számának csökkenését jelenti. Emiatt a megtakarított forrásokat fel lehet használni más, a vállalat számára előnyös tevékenységekre.

Az adminisztratív folyamatban kiemelhető előnyök közül a következőket emeljük ki:

• Lehetővé teszi a vállalat számára, hogy mindenkor tervezze meg a jövőt.
• A lehetséges forgatókönyvek mindegyikében végrehajtandó intézkedéseket meghatározzák.
• Világosan meghatározza azokat a célokat, amelyek egy adott társaságnak rövid, közép és / vagy hosszú távon vannak.
• Az erőforrásokat maximálisan optimalizálják
• Kerülje a felesleges kiadásokat, amelyekre korábban nem gondoltak.
• Ez növelheti a termelékenységet, mivel javítja a csapattagok közötti koordinációt.

Végül meg kell jegyezni, hogy a tökéletesen megtervezett adminisztratív folyamat megakadályozza az olyan események megjelenését, amelyek megtörik a menedzserek sémáit. Következésképpen csökken az olyan improvizált intézkedések száma, amelyek a vállalat működésére nézve káros döntésekhez vezethetnek.

Példa az adminisztrációs folyamatra

Tegyük fel például, hogy hegymászók vagyunk. Célunk, hogy elérjük a világ öt legmagasabb hegyének tetejét. A cél egyértelmű, de szükségünk van egy folyamatra a céljaink lehető legbiztonságosabb elérése érdekében. Vagyis anélkül, hogy kockáztatnánk egészségünket.

Ezért szükségünk lesz egy folyamatra a végső célunk eléréséhez: az öt csúcs eléréséhez. Bár az egyes csúcsok különböznek, viszont sorozatot követünk az egyes csúcsok eléréséhez (köztes célok). Ezt a célok elérésében gyakori szakaszsorozatot nevezzük adminisztratív folyamatnak.

Ebben az értelemben minden olyan vállalatnak vagy szervezetnek, amely céljait kívánja elérni, adminisztratív eljárást kell alkalmaznia. Az adminisztratív folyamat nélkül nagyon nehéz elérni a javasolt célokat. Szinte lehetetlen. El tudod képzelni az Everest megmászását anélkül, hogy bármit is terveznénk, anélkül, hogy edzettek volna és mindent kézben tartanál? Ugyanez történik az üzleti életben is.