A nulla alapú költségvetés egy olyan dokumentum, amely tükrözi a vállalat erőforrásainak nagyságát és helyét, azzal a céllal, hogy a költségtételek átcsoportosításával nagyobb nyereségességet és hatékonyságot érjen el.
Más szavakkal, a nulla alapú költségvetés meghaladja a szokásos költségvetést vagy a szokásos jelentést.
Ez egy olyan pénzügyi és számviteli technika, amely lehetővé teszi számunkra a nem hatékony, sőt haszontalan kiadások azonosítását. Ebből az alapból kiindulva a cél olyan kiadási tételek népszerűsítése, amelyeknek nagyobb pozitív hatása van a vállalatra. Hogyan? Csökkenti vagy eltünteti azokat, amelyek nem érik meg.
Gyakori példa, amikor a hasonló kiadások megduplázódnak. Előfordulhat, hogy egy vállalat két egyidejű internetes vonalat kötött különböző szolgáltatóktól. Ebben a forgatókönyvben meg kell fontolnunk a két szolgáltató egyikének kiküszöbölését és annak fenntartását, amely ugyanazt a szolgáltatást nyújtja nekünk a legalacsonyabb áron.
A nulla alapú költségvetés-tervezés szakaszai
A nulla alapú költségvetés elkészítése során egy sor lépést kell követni, hogy az eredmény az legyen, amire valóban számítunk. Ez a költségvetés várhatóan általában átalakítja a vállalatot. Ez, mivel a kiadások újraelosztása ennek minden szintjét és részlegét érintené.
Ezután a nulla alapú költségvetés elkészítésének folyamata a következő:
Ily módon az öt szakasz alapján gyakorlatilag átfogó módon változtatásokat lehet végrehajtani a szervezet minden szintjén.
- Elsődleges cél kitűzése: Arról szól, hogy a munka megkezdése előtt egyértelmű legyen, hogy a nulla alapú költségvetés feltételezi, hogy mit akarunk elérni vagy javítani a vállalatunkban. Ilyen például, amikor a költségek csökkentése a cél, hogy kompenzálják a vállalat bizonyos alacsony jövedelmi szakaszát. Ez akkor történik, ha a vállalat olyan vállalkozással rendelkezik, amely az év bizonyos évszakaiban jobban működik. Jó példa erre a vidámparkok nyáron és télen.
- A döntési szintek meghatározása: Ez a szakasz a vállalat különféle parancssora között létrehozott ellenőrzési szintek meghatározásáért felel. Ehhez az optimális, ha kevés vonal van, de nagy a kommunikáció folyamata és olyan jelenléte, amelyben szinte minden szint azonosulást érezhet. Ilyen például a nagyvállalat, amely részlegek sokaságára oszlik. Annak érdekében, hogy jó kommunikáció legyen közöttük, és ugyanabba az irányba haladhasson, jól meg kell határozni a részlegek parancsait, valamint a vállalat általános parancsait. Így azonosítani és elemezni lehet azokat a problémákat, amelyek a különféle osztályokon előfordulhatnak.
- Döntési stratégiák kidolgozása: Egy vagy több meghatározott cél és hatékony döntési szint alapján folytatjuk a stratégia végrehajtását, amely lehetővé teszi számunkra, hogy a célokat minden szinten teljesítsük. Példaként említhetjük azokat a minimális célkitűzéseket, amelyeket a munkaszerződések állapítanak meg, amelyek változó módon fizetnek az eladott termékek vagy szolgáltatások függvényében.
- Stratégiák végrehajtása: Itt kezdődik a szervezet minden szintjén kidolgozott stratégia a kitűzött célok elérése érdekében. Ebben a szakaszban a vállalat céljait és új valóságát próbára teszik, és bizonyos változtatásokat hajtanak végre a folyamat javítása érdekében. Néhány olyan eset, amely példaként szolgálhat, amikor a középvezetés úgy ítéli meg, hogy a célok meghaladják vagy alulmúlják a felelős személyzet képességeit. Következésképpen a minimális elérendő terhelés csökken vagy növekszik.
- Folyamat felülvizsgálata: A folyamat ezen utolsó szakaszában ellenőrizzük, hogy betartják-e a célokat, a határidőket és a stratégia kidolgozásának módját. Ezzel szeretnék azonosítani például az esetlegesen előforduló sértéseket. Kissé gyakori eset az, hogy bizonyos általános költségek felhalmozódnak, anélkül, hogy meghatároznák azok konkrét hasznosságát vagy rendeltetési helyét. Képes ilyen módon kezelni az alkalmazottaknak szóló kávé beszerzésétől az irodai fóliókig. E kiadások meghatározása lehetővé teszi számunkra a vállalat igényeinek elemzését és a folyamat javításának módját.
Így bár a folyamatnak öt szakasza van, és mindegyik megköveteli az előzőt, amely megelőzi, az üzleti modelltől és annak szükségességétől függően még több szakaszban adaptálható.
A nulla alapú költségvetés-tervezés előnyei és hátrányai
Tekintettel arra, hogy a nulla alapú költségvetés sok munkát igényel, és befolyásolja a vállalat dolgainak elvégzését, a következők feltárják azokat az erősségeket és gyengeségeket, amelyeket végrehajtása és végrehajtása magukban foglalhatnak:
Figyelembe véve, hogy az előnyök csak a folyamat helyes elvégzésével haladják meg a hátrányokat, minden szinten jövedelmező a nulla alapú költségvetés elfogadása.
Más szavakkal, a folyamat egyes szakaszainak sikeres befejezésével a vállalat bizonyos hatékonyságtól és bizonytalanságtól kezdve bizonyos célok meghatározásáig, a szűkös költségvetésig és az erőforrások átcsoportosításáig jut el. Ez gazdaságilag fenntarthatóbbá teszi a vállalatot.
Nulla alapú költségvetési példák
Az alábbiakban ismertetjük azokat a helyzeteket, amelyekben a nulla alapú költségvetés megvalósítása a vállalat bizonyos egyensúlyhiányainak vagy problémáinak azonosításához vezetett:
- A kiadások duplikálása: Határozza meg az ismétlődő kiadásokat, vagyis ugyanazt a szolgáltatást nyújtják, és egyetlen vállalat biztosítja számunkra, amely biztosítja. Ilyen például a telefonálás, hasonló szoftverek előfizetése, azonos jellegű termékek vásárlása stb.
- A felesleges vagy felesleges kiadások azonosítása: A nulla alapú költségvetési folyamat során olyan kiadási tételeket találhatunk, amelyeknek nincs értelme. Ilyenek például az alkalmazottak juttatásai, anélkül, hogy bárhová utaznának.
- Költség-előrejelzés: Igyekszünk a vállalat igényei szerint költeni, túlzások nélkül. Ez történik például az idényjellegű vállalkozásoknál, amelyeknek az erőforrások elosztását a nyári időszaknak megfelelően kell igazítaniuk. Példa erre, hogy egy étterem esetében a fagylalt vásárlása nyáron nagyobb mértékben történik, mint télen.
- A ráfordítás arányok szerinti elosztása: Bár minden osztálynak meg lehet a maga sajátos allokációja, az a részleg, amelynek a megtérülése a legmagasabb a befektetett beruházások tekintetében, a legjövedelmezőbb lesz a beruházások növelésére. Az egyik részleg, amely nagymértékben támaszkodik az ilyen típusú jövőképre, a marketing részleg.
Ez néhány olyan helyzet, amely a vállalatoknál megtalálható. Az ágazattól, a szervezet nagyságától és üzleti modelljétől függően a nulla alapú költségvetés elkészítése során a javítás vagy a helyesbítés egyik vagy másik pontja általában megtalálható lesz.
Alapértelmezett költségek
