A vételi megbízás, más néven vételi megbízás, olyan dokumentum, amellyel a vevő árukat kér az eladótól.
Ily módon dokumentáljuk termékeink igényeit. A szokásos dolog az, hogy ezt a dokumentumot elküldik a szállítónak, hogy az el tudja látni az említett megrendelést. Fizikailag vagy virtuálisan (e-mail vagy weboldal). A cél az, hogy a szállítólevél később szembeállítható legyen ezzel a rendeléssel, és feljegyezhessék az esetleges eseményeket, valamint hogy írásban rendelkezzenek a megrendelés feltételeivel.
A folyamat egy megrendelésben
Először meg kell találnia a szükségleteinket. A megfelelő szállító kiválasztása után kiadják a megrendelést. Az eladó megkapja az eredetit, a vevő pedig megőrzi annak másolatát. Az eladó kézbesíti a megrendelést és csatol egy szállítólevelet, amelyet ellenőriztek. Ha van valami, amit nem szállítottak, az függőben marad.
Ez a dokumentum mindkét fél számára hasznos. A vevő szabályozhatja a ráfordítás típusát vagy összegét, és előrejelzést készíthet a befizetésekről. Az eladó megszervezheti különböző megrendeléseit, és előrejelzést készíthet a költségekről. Mindkét esetben a menedzsment programok és még egy táblázat is hasznos. Másrészt jogi okokból, miután elfogadták, mindkét felet elkötelezi a megbeszélt cserében.
Dokumentum tartalma
Általában ezek ugyanazok az adatok, amelyeket a szállítólevélen meg kell adni, csak a fejlécen jelenik meg a "Megrendelés" vagy hasonló kifejezés. Az alábbiakban részletezzük őket:
- Vevő és eladó adatai. Nagyon fontos az egyes országok adóazonosító száma. Az adócím is.
- A végzés kiadásának dátuma és helye. Az első elengedhetetlen, főleg annak ellenőrzése érdekében, hogy szállítónk mennyi időt vesz igénybe a szállításhoz. Így elkerülhetjük a részvénytöréseket.
- Termék neve és hivatkozása. A megrendelt mennyiség, az ár és az esetleges kedvezmények, akciók vagy bónuszok is szerepelnek benne.
- A választott fizetési mód, valamint adott esetben fizetendő feltételek és összegek. Ez a pont fontos a kincstár megfelelő kezeléséhez.
- Összköltsége, esetleges szállítási, biztosítási vagy hasonló költségek, és lényeges részeként az engedélyes aláírás.
- A kézbesítés dátuma és módja. Ezen a ponton, kézbesítéskor, aláírásra szállítólevelet küldünk az ügyfélnek, amelyet általában a megrendeléshez csatolnak. Meg kell jegyezni az esetleges eseményeket, vagy az elmaradtakat is.
Az igazság az, hogy ezeket a szigorú követelményeket néha enyhítik, a kereskedelmi és a bizalmi viszonytól függően. Sok esetben a megrendelések szóban vagy telefonon történnek. Akár e-mailben is kérhető, de megrendelési dokumentum nélkül. Ennek ellenére kényelmes, ha mindig irányíthatja ezeket a megrendeléseket.
Példa megrendelési dokumentumra
Lássunk egy példát arra, hogy mi lehet egy megrendelési dokumentum. Ebben láthatjuk az összes szükséges adatot és az említett áruk szállításához kapcsolódó esetleges kedvezményeket és kiadásokat. Az eseményekre és az árut átvevő személy aláírására fenntartott hely is.
Megjegyzés: A fenti adatok koholt adatok.