A projektmenedzsment olyan folyamat, amely biztosítja a projekt fejlesztését az elejétől a végéig az összes hozzárendelt erőforrással és az ütemezett időben.
A projektmenedzsment olyan tudományág, amelyet főként tapasztalatok alapján tanultak meg. Ellentétben azzal, ami általában az üzletvezetéssel történik, nincs annyi társított bibliográfia.
És az, hogy a projektek különböző természetűek lehetnek; kereskedelmi, környezeti, jogi, oktatási stb. és minden területre vonatkozóan vannak olyan korlátozások és tényezők, amelyek befolyásolhatják a projektet annak eredeti tervének megváltoztatásán, amely kiterjed az időben vagy az erőforrásokra.
Projektmenedzsment funkciók
Nehéz ezt egy definícióban kiemelni, de a következőképpen lehetne egyszerűsíteni.
A projektnek van egy célkitűzése, amelyet több konkrétra kell lebontani. Igen, nagyon hasonló a nyomozáshoz, de ebben az esetben minden egyes célkitűzéshez legalább a következő elemeknek kell lenniük:
- Végrehajtási idő.
- Végrehajtási cél.
- Társított erőforrások.
- Végrehajtási ütemezés (például március és december között, beleértve az összes nem munkanapot, például ünnepnapokat és munkaszüneti napokat).
- Monitoring mutatók.
- Felelős ezért a célért.
A projektmenedzsment nagyon hasznos eszköze a Gantt-diagram, amely lehetővé teszi a projekt grafikus megjelenítését, az egyes szakaszok színes elosztását.
Egy másik nagyon fontos pont az állandó ellenőrzés és az egyes esetekre kész készenléti terv.
A projekt megtervezésekor jó felsorolni a lehetséges kockázatokat és azokat az intézkedéseket, amelyeket meg kell tenni, ha azok megvalósulnak. Ez lehetővé teszi, hogy rögtönzés nélkül gyorsan cselekedhessen.
Folyamatosan nézze meg a tevékenységeket és a költségvetést
A tevékenységek végrehajtásának összhangban kell lennie a költségvetés eddigi százalékával, ezért fontos meghatározni a szakaszokat. Például egy három szakaszból álló projekt:
- 1: Márciustól júniusig a tevékenységek 30% -a és a költségvetés 20% -a
- 2: Júniustól szeptemberig a tevékenységek 50% -a és a költségvetés 50% -a
- 3: Októbertől decemberig a tevékenységek 100% -a és a költségvetés 100% -a
A fentieket figyelembe véve veszélyes lenne, ha például a 2. szakaszban a tevékenységeknek csak a 40% -át hajtották volna végre, ennek ellenére a költségvetés 50% -át költötték volna el. Ez 10% -os erőforrás-csökkenést eredményez, amelyet menet közben ki kell igazítani, így a projekt kiszolgáltatottá válik a további változásoknak.
Egy másik olvasat, hogy ez a példa az, hogy az utolsó negyedév nagyon mozgékony és intenzív, mert a projekt fele kidolgozott, ezért nagyon fontos annak figyelemmel kísérése.
Általában azt a tendenciát gondolják, hogy a projektek arányos kivitelezésűek. Vagyis a tevékenységeket egyenletesen osztják el az egész időszakban, de a valóságban ez a végrehajtott projekt típusától függ.
Ha ez egy oktatási projekt, logikailag ezt hozzá kell igazítani azokhoz a hónapokhoz, amikor a diákok iskolában vannak, a szabadság hónapokat szabadon hagyva, vagy kevesebb tevékenységgel.
Egy másik fontos példa az időjáráshoz kapcsolódik. Az építési projektek például késnek a téli hónapokban, mert az esőzések vagy a hideg változásokhoz és vészhelyzetekhez vezet.
Röviden, a projektmenedzsment előzetes értékelést igényel a pénzügyi, műszaki, környezeti, jogi és kommunikációs területeken, hogy megtudja, milyen hatása lesz a környezetre, vagy milyen ütéseket szenvedhet a fejlesztése során.
Éppen ezért a projektek minden egyes alkalommal multidiszciplináris csoportokból állnak, amelyek különböző területekről származó ismeretekkel járulnak hozzá a bizonytalanság csökkentése és a kívánt végrehajtás tervezett ütemben történő elérése céljából. Ez végső soron sikeres projektmenedzsment lenne.
