A dokumentum az írásbeli feljegyzés, akár fizikai, akár virtuális módon, amely tükrözi egy esemény vagy körülmény jellemzőit.
Vagyis a dokumentum bizonyíték egy eseményre vagy helyzetre. Ez lehet papírra írt szöveg (vagy más anyagi támogatás, például karton), vagy egy elektronikus hordozóra mentett fájl.
Egy dokumentum felhasználható releváns tény rögzítésére. Például, ha egy személy befejezi egyetemi tanulmányait, levelet kérhet az oktatási szervtől az összes elvégzett tantárgyhoz és az elért osztályzatokhoz.
Hasonlóképpen, a dokumentum egy munka eredménye lehet. Például, ha egy kutató tanulmányt készít a szennyezés világgazdaságra gyakorolt lehetséges hatásairól, azt szöveggé alakítják. Ez egy tudományos dokumentum lenne.
A leg mindennapi környezetben minden ember, amikor eljárásokat hajtunk végre a hatóságok előtt, dokumentumok segítségével alátámasztja a bizonyítani kívánt tényeket. A leggyakoribb az személyazonossági okmány, ahol megtekintheti az egyén összes személyes adatait, például nevét, vezetéknevét, életkorát, nemét és címét.
A dokumentum készítésének célja, hogy bizonyságot tegyen az érdeklődésre számot tartó kérdésről, és ez idővel megőrizhető.
Azt is meg kell jegyezni, hogy a technológia lehetővé teszi számunkra a digitális dokumentumok nagy mennyiségű információjának mentését és megosztását. Ez az e-mail, a pendrive vagy akár a felhő használatával.
Dokumentumtípusok
A dokumentumok különböző szempontok szerint osztályozhatók. Például a forrástól függően a következőkre oszthatók:
- Elsődleges: Ezek tartalmazzák a szerző eredeti adatait. Például egy egyetem által kiadott szakdolgozat soha nem tanult témáról.
- Másodlagos: Ők azok, amelyeket valamilyen módon módosítottak. Például visszatérve a dolgozat témájához, összefoglaló lehet.
- Harmadlagos: Azok származnak-e a másodlagos dokumentumok kezeléséből. Például egy újságcikk a már említett tézisösszefoglalás alapján.
Hasonlóképpen, az őket kibocsátó entitás típusától függően lehetnek:
- Közönség: Azokat az állami szektorbeli szervezetek (közigazgatás) adták ki.
- Magán: Az érdekelt felek elismerik őket, de nem a hatóságok előtt.
Azt is szem előtt kell tartanunk, hogy bizonyos dokumentumokat legalizálni kell, hogy érvényesek legyenek a hatóságok előtt. Hivatkozunk például végrendeletre vagy szerződésre. Ilyen módon, ha valamelyik szerződő fél nem tartja be az előírást, az érintett fél keresetet nyújthat be az igazságszolgáltatási szervek előtt.
