A kereskedelmi okmány vagy kereskedelmi okmány olyan cím, amelyet írásban állítanak ki két fél közötti kereskedelmi vagy kereskedelmi ügylet igazolására.
Ezért arra törekszik, hogy írásban rögzítse, mi történt egy művelet során. Ebben a tény, a megállapodott feltételek és minden egyéb érdekes információ ki lesz téve. Természetesen az alkatrészek információinak világosan és részletesen meg kell jelenniük.
Az üzleti dokumentum használatának okai és követelményei
Számos oka van azok használatának. A legfontosabbak a következők:
- Az első, már említett, rögzíti a megállapodást. Ez elengedhetetlen, mivel ha minden írásban van, megkönnyíti a bírák munkáját; bírósághoz jutás esetén. Ezért az üzleti kapcsolatokban jobb, ha minden világos és tömör.
- A második egy művelet rögzítésének indoklása. Nélkülük jogi szempontból nem lehetne a számviteli bejegyzéseket elvégezni.
- Harmadszor: a felek közötti kapcsolat írásban egyértelműen megalapozott. Ily módon részletesen ismertetik mindegyikük jogait és kötelezettségeit.
Ami a kereskedelmi okmány követelményeit illeti, ezek a következők lennének:
- Név, amely meghatározza az üzleti dokumentum típusát.
- Kibocsátás, hatálybalépés vagy lejárati idő.
- Rendelési szám, amely lehetővé teszi annak megrendelését és iktatását.
- A műveletben részt vevők adatai.
- Részletes fogalmak és mennyiségek. Az ábrát betűkkel és számokkal kell megírni.
- A tranzakció fogalma és részletei.
- A felek vagy meghatalmazottjaik aláírása.
Az üzleti dokumentumok típusai
Három fő osztályozási csoport létezik egy üzleti dokumentum számára.
- Először is, attól függően, hogy közjegyző beavatkozik-e (közjegyző), van-e magán- és közjogi ügyünk. Az előbbiben csak a felek aláírása szükséges, az utóbbiakban pedig közokiratba kell emelni őket.
- A második helyen lennének az informatív és a támogatóak. A különbség az, hogy az első releváns kereskedelmi információkat tartalmaz, a második pedig monetáris fizetési műveletet tükröz.
- Végül meglesz a tárgyalható és nem tárgyalható. Az előbbiek fizetési kötelezettséget jelentenek, és készpénzre válthatók. Ezenkívül üzletet is folytathat velük. Ez utóbbiak csupán információs vagy tranzakciós támogatást jelentenek.
Példák kereskedelmi okmányra
Végül nézzünk meg néhány példát, és hogyan osztályozhatnánk őket.
- Szállítólevél vagy szállítólevél: Részletezi az ügyfélnek szállított árut és adott esetben az értékesítés feltételeit. Ez általában a számla kiállítását megelőző lépés. Nem lenne tárgyalható, magán és informatív.
- Számla: Olyan dokumentumból áll, amely tükrözi az adásvételi tranzakciót és annak feltételeit. Nem lenne tárgyalható, magán és informatív.
- Ellenőrzés: Lehetővé teszi a címzett számára, hogy készpénzt szerezzen a fizető bankjánál. Átruházható dokumentum előtt állunk, mivel az jóváhagyható. Ezenkívül privát és támogató lenne (a számla az eredeti dokumentum).
- Nyugta: Ez bizonyítja a tartozás megfizetését, és részben vagy egészben mentesíti az adót. Ez nem lenne tárgyalható, magánjellegű (bár nyilvános lehet) és támogatás, mivel az eredeti dokumentum az adósságé lenne.
- Utolsó példaként egy másik kereskedelmi dokumentum lenne a váltó.: Ez abban különbözik az ellenőrzéstől, hogy lejárati dátummal rendelkezik. Aki megkapja, az ezen időpont előtt nem lesz képes összegyűjteni. Ez tárgyalható, magán és támogató lenne.