A folyamatábra vagy folyamatábra egy ábrából vagy grafikonból áll, amely szimbólumok segítségével ábrázolja a folyamatok sorozatát vagy a tevékenységek csoportját.
Ezért a folyamatábra fő hasznossága, hogy egy pillantásra bemutat egy bonyolult folyamatot.
Ily módon minden érintett ember tudja, mi a munkája. Ezzel lehetséges a hatékonyság növelése és az esetleges incidensek csökkentése.
A folyamatábra előnyei
Az ilyen típusú diagramoknak számos előnye van, amelyek a következők:
- Először is az egyszerűség. Egyetlen képen elegendő információval rendelkezünk ahhoz, hogy tudjuk, mit kell tennünk, és ezzel kapcsolatban döntéseket hozzunk.
- Másodszor, ez lehetővé teszi számunkra, hogy megismerjük azokat a pontokat, ahol probléma állhat fenn, és a megfelelő fejlesztéseket utólagosan elvégezhetjük és megvalósíthatjuk.
- Harmadszor, megkönnyíti az érintett emberek közötti személyes kapcsolatokat. Emiatt a csapatmunkában (beleértve a virtuálisakat is) rendkívül hasznos. Mindegyik fél tisztában van a folyamatban betöltött részével.
- Negyedszer és utoljára a folyamatok ilyen módon történő ábrázolása megkönnyíti a vállalatban alkalmazott különböző protokollok megértését.
Hogyan készítsünk folyamatábrát
Amikor egyszerűségre és egyértelműségre törekszünk, nem válhatunk túl bonyolulttá. Néha találunk ilyen típusú diagramokat, amelyeket tisztázás helyett összekevernek. Ezért kényelmes figyelembe venni néhány alapvető ajánlást:
- Tervezni. A terv egy része. Ezért, hogy képet alkothassunk egy folyamatról, tisztában kell lennünk a lépésekkel. A lehető legrészletesebbnek és jobbnak kell lennie, ha meg van írva.
- Választ. Miután tisztában vagyunk azzal, hová akarunk menni, ki kell választanunk az utat. Ehhez eldöntjük, hogyan fogjuk ábrázolni, milyen színekkel, formákkal vagy kivitelben. Mivel nemcsak egyszerűnek kell lennie, hanem az is fontos, hogy vonzó legyen a szem számára.
- Fuss. Talán ez a lépés a legrelevánsabb. Létre kell hoznunk és logikával kell csinálnunk. A példa, amelyet a végén láthatunk, egyszerű eset, de a valós folyamatok nagyon bonyolultak lehetnek.
- Ellenőrizze és javítsa. Mint minden az életben, a folyamatábrát is lehet javítani. Ezért a cégben való közzététel előtt tanácsos meghallgatni a második és a harmadik véleményt. Ezenkívül, miután elindították, biztosan fejlesztéseket kell végrehajtani.
Folyamatábra példa
Képzeljünk el egy karbantartási osztályt, amely folyamatábrát készít, hogy tudjon mit kezdeni elektromos esemény esetén.
A vállalatnak két biztonsági fázisa van, amelyeket ellenőrizni kell a hibák kijavításához. Természetesen ez egy egyszerű példa a működésének bemutatására. Az ábra valami ilyesmi lenne:
Láthatjuk, hogy a folyamatábra előnyei egyértelműek. Könnyen érthető, lehetővé teszi számunkra, hogy mindig tudjunk cselekedni, és ha hozzáadjuk a felelősök nevét, akkor azt is, hogy kinek mit kell tennie.