A tárgyalás az információ- és elkötelezettségcsere folyamata, amelynek során két vagy több, közös érdekű és más, egymástól eltérő fél próbál megállapodásra jutni.
A tárgyalás olyan folyamat, amelynek során az adott ügyben megállapodás elérésében érdekelt ügynökök információkat cserélnek, ígérnek és elfogadnak hivatalos kötelezettségvállalásokat.
Ebben az értelemben a tárgyalások általában a felek közötti párbeszéd formájában zajlanak, ahol mindegyik érdekelt abban, amit a másik fél kínál vagy tud ajánlani, de nem hajlandó elfogadni minden feltételét. Ily módon mindkét fél arra törekszik, hogy a másik némileg feladja álláspontját, hogy mindkét fél számára elfogadható megállapodási pontot érjen el.
A tárgyalás alapvető jellemzői
A tárgyalásnak - függetlenül attól, hogy milyen kontextusban zajlik - a következő alapvető jellemzők vannak:
- Két vagy több érdekelt a tárgyalásban (tárgyaló felek)
- A tárgyaló felek kapcsolatban állnak egymással. Vagyis mindegyikük érdekli a másik felet, ami nagyban meghatározza alkupozíciójukat. Ha nem lehet semmit felajánlani, nem lehet tárgyalni róla.
- Dinamikus folyamat során a felek kommunikálnak, beszámolnak álláspontjukról és megbeszélik, hogy mennyit hajlandóak adni cserébe valamiért, amelyet a másik megadhat.
- Mindegyik tárgyaló félnek külön tárgyalási stratégiája lesz, amelynek célja, hogy feltételeinek többségét elfogadják. Lehet, hogy a stratégia nem lesz sikeres.
- Sikeres tárgyalás esetén hivatalos megállapodás születik, amelyben a felek elkötelezik magukat a megállapodás mellett.
A tárgyalás szakaszai
Ezután ismertetjük a tárgyalás minden szakaszát:
- Készítmény: Általánosságban a felek közötti konfliktus azonosításából áll (amiről tárgyalnak), mindegyikük álláspontjáról és stratégiájáról. Az elvégzett tevékenységek között szerepelnek a következők:
- A helyzet diagnózisa: Kik a felek és mi a konfliktus
- Határozza meg saját céljait és lehetséges engedményeit: Határozza meg, hogy mi a legkedvezőbb pont és mi az ellenállási zóna (milyen határig hajlandó engedni)
- Határozza meg a követendő tárgyalási stratégiát
- Ellentét: Arról van szó, hogy kitárulkozzuk a partnernek azt, amit el akarunk szerezni a tárgyalásból. Ez a szakasz döntő az egyes felek alkupozíciójának meghatározása szempontjából. Álláspontjának és érveinek szilárdsága szerint kiderül, melyik fél lesz hajlandó többé-kevésbé lemondani feltételeinek egy részéről.
- A közös keret elfogadása: Miután a felek már bemutatkoztak, el kell dönteniük, hogy hajlandók-e közelebb hozni álláspontjukat, és milyen típusú pozíciót választanak: versenyképes, együttműködő vagy egyoldalú áthelyezés.
- Alternatívák bemutatása: Ebben a szakaszban a felek alternatív megállapodásokat kínálnak (kisebb-nagyobb engedményekkel), amelyek közelebb hozhatják egymás álláspontjukat.
- Záró: A felek egyetértésben elfogadnak egy bizonyos alternatívát, és vállalják, hogy ennek megfelelnek.
Meg kell jegyezni, hogy az általunk leírt tárgyalási szakaszok neve szerzőnként eltérő lehet. Bármi legyen is az egyes szakaszok neve, a lényeg ugyanaz.
Kereskedési típusok
Különböző típusú tárgyalások léteznek a tárgyaló által elfogadott hozzáállás szerint. Íme az öt legfontosabb:
- Accommodative: A tárgyaló a jövőbeni kapcsolat kialakítása érdekében elfogadja a partner összes feltételét. Valószínűleg egy jövőbeli tárgyalás során megnő a hatalma, és megköveteli bizonyos feltételek teljesülését.
- Versenyképes vagy disztribúciós: Arról van szó, hogy a tárgyalások során a legtöbb saját feltételt elfogadják. Versenyezel kollégáddal, aki megpróbálja rákényszeríteni az álláspontját. Ezt a típusú tárgyalást win-loss néven is nevezik.
- Együttműködő vagy integratív: A tárgyalók hajlandók lemondani feltételeik nagy részéről annak érdekében, hogy mindkét fél számára kedvező megállapodást érjenek el. Ebben az esetben a tárgyaló fél empatikusabb partnere nézőpontjában, és arra törekszik, hogy a kapcsolat kölcsönös előnyökkel járjon. Az ilyen típusú tárgyalásokat win-win-nek is nevezik.
- Elkötelezettség: Arról szól, hogy felszínes módon tárgyaljon, hogy folytathassa a kapcsolatot, de a konfliktus minden pontjának megoldása nélkül. Más szavakkal, "javítás" megállapodás a továbblépés, de elhalasztja a konfliktus megoldását.
- Kerülõ: Próbáljon meg tétlenséget kialakítani. Kerülje a tárgyalásokat, mert úgy gondolják, hogy ez egyelőre nem hoz hasznot.